グループ機能を使うと、ユーザーを部署やプロジェクトごとにまとめてアクセス権限の管理ができます。
ユーザー招待・登録時にグループを選ぶだけで対象ノートのアクセス権限が付与されるため、メンバーが増えても管理の手間を抑えられます。
この記事では、設定の流れを4ステップで紹介します。
設定の手順（全体像）
全体の流れは以下の4ステップです。
👥ステップ 1：チームの「グループ」を作成する
まずは、NotePMの管理者メニューからグループを作成します。
最初にどんなグループを作ればいいか迷う方は、運用に合わせて以下の2つのパターンを参考に作ってみてください。
いずれのパターンでも、グループを先に作ってノートに紐づけておくと管理が楽になります。
あとからグループに加わったメンバーにはアクセス権限が自動で付与されるため、一人ずつノートへ招待する必要がなくなります。
活用例1：プライベートノートを運用している場合🔒️
プライベートノートは、招待されたユーザー・グループだけがアクセスできる、制限つきのノートです。
-
グループ名：
役員・経営陣、マネージャー層、人事総務部（機密情報用）など - 活用シーン： 経営情報や評価基準など、機密性の高いプライベートノートのアクセス管理に活用してみましょう。
活用例2：ゲスト / 参照専用ゲストがいる場合👥
「ゲスト」または「参照専用ゲスト」は、「オープンノート」でもアクセスには個別の招待が必要です。
-
グループ名：
〇〇社（パートナー）、アルバイト社員グループ、参照専用ゲストグループなど - 活用シーン： 「ゲスト」「参照専用ゲスト」に見せたいマニュアルや共有事項のあるノートの管理に活用してみましょう。
👉️詳しい作成手順はこちら：グループを設定する
👉️ユーザー権限の詳細はこちら：ユーザー権限と操作権限
👉️ノートのアクセス権限の詳細はこちら：ノートを作成する
🔗ステップ 2：作成したグループをノートに紐づける
グループができたら、アクセスさせたいノートの設定を開き、作成したグループを追加します。
ノート側で事前にグループを紐づけておくことで、後からそのグループに入ったユーザーにも自動的にノートのアクセス権限が付与されます。
👉️詳しい操作手順はこちら： ノートにユーザー・グループを追加（招待）する
✉️ステップ 3：招待するグループを選択してユーザーを招待・登録する
ユーザー招待の画面で、「招待するグループ」欄から先ほど作成したグループを選択して招待・登録します。
👉️詳しい招待手順はこちら：ユーザーを招待する
👉️詳しい登録手順はこちら：ユーザーを登録する（ログインID＆仮パスワード）
✨️ステップ 4：ログイン後、紐づけされたノートがアクセスできるかユーザー側で確認する
ユーザーが登録（ログイン）を完了すると、グループに紐づいたノートが自動で表示されます。
対象のノートを正しく閲覧・編集できるか、ユーザー側で確認してもらいましょう。