複数のゲストと参照専用ゲスト権限を一括でオープンノートに招待する際は、グループ機能が便利です。
ゲストと参照専用ゲストは、オープンノートもプライベートノートも、アクセスさせたいノートは全て招待が必要です。
グループ機能を活用すると、ユーザー毎にノートへ追加する必要がなくなり、アクセス権限の管理がシンプルになります。
例えば上記図のように「参照専用ゲストのみのグループ」を作成し、そのグループをノートの「参加グループ」に追加します。
すると「グループに参加しているユーザー」は、グループを追加したノートにアクセスできるようになります。
このページでは参照専用ゲスト権限を例に、設定方法を説明します。
グループをノートに追加して、ノートへのアクセス権限の管理を効率化しましょう！
グループを作成する
-
NotePM画面右上の［ユーザー名］＞［グループ管理］をクリックします。
-
［グループを作成する］をクリックします。
-
グループ名を入力し［作成］をクリックします。
-
グループが作成されました！
ノートにグループを追加する
新規でノートを作成し、グループを追加する場合
-
左メニューバーから［新規ノート作成］をクリックします。
-
ノート名を入力し、参加グループを選択します。
※今回は例で「00_参照専用ゲストグループ」を設定しました。 -
画面下部の［登録する］をクリックします。
-
グループに紐付いたノートが作成されました！
既存のノートにグループを追加する場合
-
左メニューバーからグループを追加したい［ノート］を選択し、［ノート設定］をクリックします。
-
ノート編集画面で、参加グループを選択します。
※今回は例で「00_参照専用ゲストグループ」を設定しました。 -
画面下部の［更新する］をクリックします。
-
既存のノートにグループが追加されました！
新しいユーザーを招待する
NotePMにユーザーを招待します。
招待する際に、グループを設定することが可能です。
- NotePM画面上部の［招待］をクリックします。
- 権限を選択します。※今回は「参照専用ゲスト」を選択します。
- 「参照専用ゲスト」として招待するユーザーのメールアドレスを入力します。（複数可）
- 招待するグループを選択します。
今回は例で「参照専用ゲストグループ」を設定します。
※「招待するノート」には、グループに紐付いたノートが自動で設定されます。 - ［招待メール送信］をクリックすると、③で入力したメールアドレスに招待メールが送信されます！
※コツ：はじめは招待するメールアドレスを数名に絞ってテスト送信してみましょう！
参考ヘルプ：ユーザーを招待・追加する
間違って招待してしまった場合の取消方法
参考ヘルプ：ユーザー招待を取り消す
「ノートにグループを追加する」と「ユーザーを招待する」の手順を逆に実施しても問題なく、結果は変わりません。
既に招待済みのユーザーをグループに参加させる場合
- 「グループ管理画面」の［詳細］をクリックします。
- ［ユーザーを追加する］をクリックします。
- グループに追加するユーザーを選択し、［追加する］をクリックします。
→ユーザーがグループに追加されます。