どんな組織においても、適切な方法での情報共有が重要です。
本ページでは情報共有の重要性を解説します。
本質やメリットを理解し、積極的に情報共有を進めていきましょう！
情報共有とは？
組織における情報共有とは、社員個人が得た知見を組織内で共有することを指します。
情報共有は、情報を提供する段階のみを指すのではありません。
集めた情報を整理し、必要な情報だけを適切な状態で伝えることが重要です。
そのため、情報共有は【収集 → 整理 → 共有 → 活用】というフローで進めます。
コミュニケーションとの違い
コミュニケーションにはとりとめのない雑談も含まれます。
一方、情報共有は明確な目的を持って、口頭・メール・専用ツールなどの手段を用いて行います。
報連相との違い
情報共有と似た言葉に「報連相」があります。
報連相（報告・連絡・相談）は、上司が部下をマネジメントするために個人間で行われるものです。
一方、情報共有は個人が組織に向けて行います。
そのため、影響はより広範囲に及びます。
情報共有をしないとどうなる？
情報共有を適切に行わない場合、次のようなリスクが発生する可能性があります。
・ トラブルが起きても発覚せず、放置される
・ 意思決定に時間がかかる
・ 社内の問い合わせ件数が増える
情報共有は、業務の生産性に影響します。
また、顧客や取引先からの信頼にも関わります。
そのため、情報共有しやすい仕組みづくりは、企業にとって重要な経営課題です。
情報共有をするメリット
組織内で活発に情報共有を行うことによるメリットを紹介します。
属人化の防止
「ベテランだけが知っている」「担当者だけが知っている」情報がない状態にします。
その結果、業務の属人化を防止できます。
例えば、営業部門で複数担当制を採用し、日頃から綿密な情報共有を実施します。
そうすれば、急な部署異動や退職者が出た場合でも、他のメンバーによるサポートが可能です。
業務効率化・生産性向上
必要な情報をあらかじめ適切に共有しておけば、担当者へ問い合わせる時間や手間が減ります。
例えば、稟議を承認する際、日頃の情報共有により上長が部下の進捗状況を把握していれば、迅速な判断が可能です。
こうした業務のムダを解消し、生産性向上を図ることができます。
信頼関係の強化
トラブルが発生した場合でも、迅速に情報共有を実施できれば、多くの人の協力を得やすくなり、適切に対処できます。
その結果、異なるポジションや部門同士の相互理解も深まります。
そのため、業務の受け渡しの際も、互いに配慮しやすくなるという効果が期待できます。
ナレッジマネジメントの実現
ナレッジとは、「事業に役立つ有益な情報」を指します。
例えば、社員個人が業務を通して編み出したTipsや成功事例がこれに該当します。
しかし、ナレッジを個人が抱えたままでは、事業の継続にリスクがあります。
なぜなら、異動や退職にともない、企業や部門からナレッジが失われるからです。
そうした事態を防止し、ナレッジを会社の資産として蓄積する取り組みがナレッジマネジメントです。
情報共有を活発に実施することで、ナレッジが多くの人に共有され、活用されるようになります。
その結果、組織力の強化につながります。
まとめ
個人の頭の中に留められた知識やノウハウは、その人がいなくなれば失われてしまうかもしれません。
しかし、情報共有を通じて組織の「共有財産」となれば、それは永続的な価値を生み出す「ナレッジ」へと進化します。
先輩の知恵が若手を育て、ある部署の成功事例が他の部署の課題解決に繋がる。
このように、情報共有はナレッジマネジメントの第一歩であり、組織全体の学習能力を高め、変化の激しい時代を乗りこなすための強力な武器となります。
積極的に情報を発信し、他者の知識を吸収することで、あなた自身も成長し、組織もまた進化を遂げるのです。
さあ、知識のバトンを繋ぎ、組織と共に未来を創造しましょう。