「NotePMを導入したけれど、何からはじめて良いかわからない...」という管理者の方向けに、社内へ浸透させるためのコツをご紹介します。
本ページを参考に、NotePMの運用をはじめてみましょう!
導入推進チームをつくる
新しいツールが社内に浸透するまでには、一般的におおよそ 3ヶ月 かかると言われています。
初めの3ヶ月〜半年は推進チームが中心となってNotePMの活用を促進していきましょう!
推進チームのメンバー
推進チームのメンバーには下記いずれかに当てはまる方を推奨します。
- ITツールの使用に抵抗がない人
- 新しいもの好きな人
- 社内に影響力のある人
新しいモノ好きの社員を味方につけて、小規模チームでスタートし
運用ルールを整理してから社内にアナウンスするとスムーズに導入できます。
推進チームで行うこと
1)導入目的とゴールを明確にする
「なぜNotePMを導入するのか?(目的)」
「NotePMを導入してどんな状態を目指すのか(ゴール)」
上記2点を明確にしましょう。
準備の際や運用ルール設定時に迷ったら、目的に立ち返って考えることが重要です!
2)管理する情報を決める
NotePMでどんな情報を管理するのか決めましょう。
NotePMは検索性が優れているツールのためストック情報の管理に向いています。
3)マイルストーンを設定する
「いつまでにどんな状態を目指すのか」というマイルストーンを設定しましょう。
マイルストーンを設定すると、設定した時期に効果検証を実施できます。
マイルストーンの例
- 導入後1ヶ月:社員全員がNotePMでスムーズに情報の検索ができる
- 導入後3ヶ月:社内のマニュアルが整備されている、不足分は適宜投稿される
- 導入後6ヶ月:社内の問い合わせ件数が減少している
導入目的を社内で共有する
新しいツールを導入もしくは現行のツールを変更する場合
業務内容が変化することにより、従業員にはある一定の負荷がかかります。
社員に納得感を持って活用を進めるためには このステップが最も重要 です。
推進チームで整理した2点
「なぜNotePMを導入したのか?(目的)」
「NotePMを導入してどんな状態を目指すのか(ゴール)」
こちらを必ず社内で共有し、マインドセットを行いましょう!
また、上記2点に加え 「目的を達成することによりどんなメリットがあるのか」 を具体的に伝えられると、積極的に情報が共有される可能性が高まります。
導入目的の例(課題:欲しいマニュアルがなかなか見つからない)
- 目的 :マニュアルを探す時間を短縮して業務を効率化する
- ゴール :マニュアルがNotePMに格納されている
手順が変更された場合に誰でもすぐに編集ができる - メリット:これまで検索にかけていた時間が短縮されコア業務に工数を割ける
残業時間が短くなる
導入の目的・ゴール周知ページのサンプルを入手する
導入の目的・ゴール周知ページのサンプルを下記より入手することができます!
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の[copy]ボタンからコピーし、ページや掲示板に貼り付けてご利用ください。
まずは検索してもらう
まずは「検索したら欲しい情報が見つかった!」という体験をしてもらいましょう。
便利なツールだと感じてもらうこと初めの1歩です。
社内に既存マニュアルがある場合の対応
1)NotePMにファイルを格納する
Word・Excel・PowerPoint・PDFはファイルの中身のテキストまで全文検索が可能です。
運用開始までに十分な期間がない場合、そのままNotePMに格納し
まずは「検索すれば欲しい情報が見つかる状態」を構築しましょう。
便利な機能
2)NotePMの書式に書き換える
NotePMの書式でマニュアルを作成すると、誰でも簡単に編集したり、
更新履歴を確認したりできるようになります。
使用・更新頻度の高いマニュアルから順に、NotePMの書式に書き換えましょう。
ページを作成してもらう
検索の次はページの作成(投稿)です。
いきなり作成するのは難しいので、まずは下記方法を試して操作に慣れてもらいましょう!
日常業務をNotePMで代替する
普段行っている業務をNotePMで実施してみましょう。
日報や週報等の報告書、社内会議の議事録など、日常的に作成頻度の高いものから始めると
NotePMを使用する頻度も増え、操作に慣れることができます。
また、テンプレートを準備しておくことで
作成の手間を省いたり、作成者による情報の過不足も防ぐことができます。
便利な機能
- テンプレート機能
- NotePMテンプレート 弊社で公開しているテンプレートです。
テンプレートで各種議事録のフォーマットを管理している事例
日報の管理をしている事例
- 「クリニックのIT化」で患者様からのお問い合わせ対応の迅速化を実現! – Sunnyキッズクリニック
- 社内のナレッジを蓄積する場を構築。日報を通じて社内コミュニケーションが活発に!- 株式会社47CLUB
得意分野のページを書いてもらう
ご自身の担当業務や詳しい分野についてのページを書いてもらうのも有効な手段です。
「1人2ページ書いてください」と小さいタスクとして割り振ることで
負担も少なく、操作に慣れてもらうことも期待できます。
導入時のページ作成をルール化した事例
その他のポイント
運用ルールは未完成でも進める
運用ルールを明確に決めることを目的にしてしまうと、なかなか運用が始まりません。
使っていくうちに、貴社独自の文化が醸成される こともありますので
まずは最低限のルールのみ記載をし、運用をスタートしましょう!
操作説明会を実施する
必要に応じて操作説明会を実施することで、具体的な活用イメージが持てます。
運用ルールを設定する場合は一緒に共有しましょう。
ポータルサイトとして構築する
普段お使いのツールやサイトのリンクを掲示板に掲載することで
ポータルサイトとしてNotePMを案内することも可能です。
掲載例
NotePMのセミナーを活用する
NotePMの使い方を学べるセミナーを動画配信やZoomウェビナーでご覧いただけます。
ぜひチームの皆様に共有いただき、活用促進にお役立てください!
NotePMの基本を学べるセミナーです。
初心者の方も、より深くNotePMを理解したい方も、ぜひご覧ください。
開催方法:動画配信セミナー
基礎編セミナーから一歩進んだ、便利な使い方や機能をご紹介します。
時短のワザや、効率的な情報共有のやり方を、実際の画面を見ながら学べます!
開催方法:動画配信セミナー
「導入したばかりで、社内での運用開始に向けて何をすればいいのかわからない」
「スムーズな初期設定の方法を知りたい」「情報を整理・検索しやすい構成にしたい」
このようなお悩みを抱えている管理者の皆さまを対象に、初期設定の方法やポイントをご紹介します。
開催方法:動画配信セミナー