- 投稿した情報が思ったよりも閲覧されない…
- NotePMで自己解決せず担当者に問い合わせがくる…
このような「NotePMに情報があるのに見てもらえない」というお悩みを抱えている方へ、原因に応じた ”閲覧を増やす対策” をご紹介します。
状況に応じて、自社の対策としてぜひ取り入れてみてください！
【原因】📝NotePMを導入した目的とゴールが知られていない
新しいツールを導入する際、業務内容が変化するため、利用者には一定の負荷がかかります。
社員が納得して活用を進めるために、この「目的とゴールの浸透」がとても重要です。
対策は次のとおりです。
💡導入目的とゴールを周知する
「なぜNotePMを導入したのか？（目的）」
「NotePMを導入してどんな状態を目指すのか（ゴール）」
上記を明確にして周知し、利用の目的を理解してもらいましょう。
また、「活用することでどんな良いことがあるのか（メリット）」 についても一緒に案内できると、より効果的です。
1）定期的な社内周知
まだNotePMに慣れていないユーザーに情報を届けるために、NotePM以外の場所で周知をしましょう！
- 定例会議
- 新入社員入社時
など、定期的な周知が効果的です。
2）NotePMの掲示板を使って周知
NotePMにログインをしたユーザー向けには、ログイン時にホーム画面に表示される「掲示板」での周知が有効です。
掲示板の内容を通知機能でユーザーにお知らせすることができます。
掲示板の使い方は👉「 掲示板の使い方」
掲示板の活用事例は👉「 みんなの「掲示板」活用事例」
掲示板の内容を通知する方法は👉「掲示板の内容を通知する」
をご参照ください！
３）導入目的を共有するページを作成する
掲示板だけではなく、導入目的が記載されているページを作成しましょう！
作成したページのリンクは、掲示板に載せることもできます。
▼導入目的のページイメージ
▼導入目的のページのリンクを掲示板に掲載した場合のイメージ
導入目的共有ページのサンプルを入手する
周知の際に便利な、導入目的共有ページのサンプルを下記より入手することができます！
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の［copy］ボタンからコピーし、ページや掲示板に貼り付けてご利用ください。
【原因】📝情報が投稿・更新されていることを知られていない
情報の投稿や更新をしただけでは、なかなか閲覧に繋がりません。
NotePM内にどんな情報が投稿されているのかを知ってもらうため、次の対策を実施しましょう！
💡投稿・更新時にお知らせする
通知機能を活用し、情報の投稿や更新をお知らせすることで、閲覧を促しましょう！
普段よく利用するメールやチャットにお知らせができるため、見逃しを防ぐ効果も期待できます。
周知方法は次のとおりです。
ページやファイルの投稿・更新時に通知する
ページやファイルの投稿や更新をお知らせできる、通知機能を活用しましょう！
特定の人や、まだ情報を見ていない人だけに通知することもできます。
ページ作成・更新時に通知を送る方法は👉「 ページ作成・更新時に通知を送る」をご参照ください。
チャットサービスと連携し投稿・更新・コメント時に通知する
チャットサービスとNotePMを連携して、ページの投稿・更新時やページにコメントをした際に、通知することができます。
チャットサービスとの連携については👉「 サービス連携 (Slack/Chatwork/Teams/LINE WORKS/Google Chat)」をご参照ください。
【原因】📝情報の探し方を知らない・どこに情報があるのかわからない
情報の検索方法や保管場所がわからないと、利用者は必要な情報にたどり着くことができません。
そのため、これまでに使用していたツールを継続して使ってしまったり、誰かに直接質問して解決するという行動を取りやすくなります。
この課題を解決するために、以下の対策を実施しましょう！
💡検索方法を周知する
ユーザーに複数のキーワードでの検索や、ファイルの全文検索など、便利な検索機能を共有し、使い方を知ってもらいましょう。
検索についてのヘルプページを掲示板等に掲載し、ユーザーにお知らせしてみてください！
併せて、下記の2点を共有すると、より情報を探しやすくなります。
- ノート中にはどんなフォルダがあるのか
- ノート・フォルダにはどんなページ（情報）が格納されているのか
💡問い合わせがあったときに該当するページを渡す
社内から問い合わせがきた際には、該当するNotePMのページをお知らせしましょう！
NotePMに情報があると知ってもらうことで、人に聞く前にNotePMで検索するという習慣がつきやすくなります。
▼ページURLとタイトルを送ってページをお知らせ
✓チャットやメールでの共有におすすめです！
ページURLとタイトルをコピーする方法は👉「 ページURLとタイトルをコピーする」をご参照ください。
▼NotePMの通知機能を使ってページをお知らせ
通知機能でページ・ファイルを共有する方法は👉「 通知機能でページ・ファイルを共有する」をご参照ください。
【原因】📝ツールの活用に抵抗感を持たれている
ITツールへの抵抗感が原因で、導入したツールやシステムを使ってもらえなかったことはありませんか？
チームの皆さんに、NotePMが「説明書を読まなくても簡単に使えるツール」であることを知ってもらえていないのかもしれません。
まずは、手軽にNotePMに触れてもらえるような対策をご紹介します！
💡 気軽に見てもらえるコンテンツを用意する
最初は雑多な話題を投稿するなど、閲覧のハードルを下げることが有効です。
以下のような気軽に見てもらいやすいコンテンツを用意し、ツール利用への抵抗感を軽減しましょう！
- プロフィール
- おすすめランチ情報
- 社員同士の感謝やファインプレーの共有
▼プロフィールページのイメージ
▼おすすめランチ情報のイメージ
プロフィールページのサンプルを入手する
プロフィールページのサンプルを下記より入手することができます！
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の［copy］ボタンからコピーし、ページやテンプレートに貼り付けてご利用ください。