NotePMの初期設定を、具体的な手順とともにご紹介します。
対象者
オーナー、管理者
ノートを作成する
ノートは、NotePMのページ（文書）を、カテゴリや目的別に分類して整理するために使います。
ノートはサイドバーに表示され、ノート単位で閲覧権限を設定できます。
ノートの分け方
組織単位、業務単位、プロジェクト単位などでノートを作成することをオススメしています。
ノートの例
- 組織 ：営業本部、人事部、全社
- 業務 ：日報、社内FAQ、業務マニュアル
- プロジェクト ：○○開発プロジェクト、○○社マーケティング支援
ノートごとの閲覧権限
ノートには「オープンノート」と「プライベートノート」があり、ノート単位で閲覧権限を設定できます。
オープンノート
チームユーザー全員がアクセスできるノートです。
後から招待したユーザーも自動的に追加されます。
※ 「ゲスト」「参照専用ゲスト」権限は個別に招待する必要があります。
プライベートノート🔒
招待された特定のユーザーだけで情報を共有できるノートです。
プライベートノートは、ノート名の横に「鍵アイコン」が表示されます。
※ 権限のないユーザーにはノートが表示されません。
ノートの閲覧権限は「ノート作成画面」で設定できます。
グループの作成
グループ機能は、チーム内のユーザーを、役職や部署などで分類して管理するための機能です。
グループを作るメリット
１）グループ単位でノートに招待が可能
新規ユーザーを追加したときや社員の組織異動が発生したときに便利です。
２）グループ単位でお知らせ通知が可能
ページ作成・更新時のお知らせしたい人を、グループで選択できるので便利です。
グループの分け方
「アクセス権限」と「お知らせ通知」を意識して、グループを作成することをオススメしています。
グループの例
- 役職 ：役員、部長、一般社員、アルバイト
- 社外 ：取引先Ａ、グループ会社B
ユーザーを招待する
チームにユーザーを招待する際は、付与する権限を選択して招待します。
ユーザー権限について
アカウント単位で操作権限を設定できます。
| 権限 | 詳細 |
|---|---|
| オーナー |
チームのオーナー。契約に関する処理など、すべての操作権限があります。 全てのオープンノートと招待されたプライベートノートにアクセスできます。 |
| 管理者 |
チームを管理するための権限。ノート作成やユーザー追加などができます。 全てのオープンノートと招待されたプライベートノートにアクセスできます。 |
| ユーザー |
一般的な権限。 全てのオープンノートと招待されたプライベートノートにアクセスできます。 |
| ゲスト |
社外メンバー向け権限。 アクセス制限された状態で参加し、オープンノートも招待されない限りアクセスできません。 |
| 参照専用ゲスト（無料枠） |
社外メンバー向けの権限です。ページを参照するだけで作成や更新はできません。 アクセス制限された状態で参加し、オープンノートも招待されない限りアクセスできません。 |
ユーザー招待時に権限を設定します。
ユーザー追加の手順
- ホーム画面右上の［招待］ボタンをクリックします。
- 「ユーザー権限」「メールアドレス」「グループ」「招待するノート」を選択し、［招待メール送信ボタン］をクリックします。
メールアドレスは複数指定でき、一括で招待可能です。
- ユーザーには「件名：[チーム名] ○○○さんからNotePMへ招待されました」という招待メールが届きます。
［サインアップする］をクリックすると、「アカウント登録画面」が表示されるので、必要情報を登録して完了です。
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