運用開始まで迷わず・もれなく準備いただけるよう、管理者の方が運用開始までにやることリストをまとめました！
このページでは、リストを進めるポイントを紹介します。
最高のスタートを切れるよう、NotePMを社内へ展開する準備をはじめましょう！
ページにチェックをつけながら進めてみてくださいね。
STEP1. 導入目的の整理
なぜやるの？
NotePMを導入する目的を明確にすることで、管理者が迷わずスムーズに初期設定を進められるようにするためです。
「どのような課題を解決したいか」という導入目的が整理されていると、
それに適したノートやフォルダの構成、各種設定の方向性が決めやすくなります。
その結果として、社内に浸透しやすいNotePM環境を構築できます。
やること
✅ 解決したい課題を整理する
✅ 目指すゴールを整理する
※やることリストに直接書き込めます。
💡メンバーに伝わりやすくするため、課題に沿った定性・定量のゴールを設定しましょう！
-
・ NotePMで解決したい課題の例
マニュアルの保管場所が定まっていないため、探すのに時間がかかっている -
・ 目指すゴールの例（定性）
マニュアルがNotePMに集約されている状態 -
・ 目指すゴールの例（定量）
マニュアルを探す時間を10分 → 5分に短縮する
STEP2. 管理する情報の整理
なぜやるの？
同じ情報を複数の場所で管理していると、古い情報を参照してしまったり、同じ内容が重複して作成されたりと、業務のミスにつながります。
NotePMで管理する情報・しない情報を仕分けし、何を・どこで管理するかを明確にして、二重管理を防ぎましょう。
やること
✅ NotePMで管理する情報を決めて、書き出す
✅ NotePMで管理しない情報を決めて、書き出す
※やることリストに直接書き込めます。
STEP3. 初期設定
なぜやるの？
招待されたメンバーが初日から迷わず使えるよう、必要な環境を整えます。
ノート・フォルダを作成する
ノートは、ページやファイルを格納する場所です。
ノートに格納したページやファイルは、フォルダでさらに分類できます。
格納したデータの公開範囲は、ノートごとに制限できます。
やること
ノートは［組織単位］や［業務単位］での作成を推奨しております。（詳細：ノート・フォルダ整理のコツ）
組織単位で作成する例
業務単位で作成する例
ノートとフォルダの構成は、後からでも簡単に変更できます。まずは気軽に作成してみましょう！
グループを作成する
グループは、チーム内のユーザーを役職や部署で分類して管理できる機能です。
グループを設定しておくと、情報の投稿や更新時にグループ単位で通知ができます。
また、ノートの公開範囲を設定する際にも使用できます。
やること
✅️ グループを作成する
✅️ ノートにグループを追加する
・プライベートノートにグループを追加すると、グループ単位で公開範囲を設定できます。
・オープンノートにゲスト権限のアカウントをまとめて追加する場合も便利です。
参考：グループ機能を使って、ノートへのアクセス権限を効率的に管理しよう！
セキュリティ設定をする
自社のセキュリティポリシーに沿った状態で運用をスタートできます。
情報を安心して管理するために、セキュリティの設定は必ず行いましょう！
やること
✅️ セキュリティ設定をする
以下は、必ず確認してほしい設定です。
チームメンバー全員に対して、2段階認証の設定を必須にできます。
第三者の不正アクセスに対するセキュリティを強化します。
設定方法：2段階認証を設定する／2段階認証設定を必須にする
ログイン時に使用するパスワードのポリシーを変更できます。
推測されにくいパスワードにより、不正アクセスのリスクを低減できます。
設定方法：パスワードポリシーを設定する
掲示板やコメントなどは、機能自体の有効/無効を設定できます。
この設定はチーム全体に反映されます。
設定方法：機能の有効/無効設定
一部の機能はユーザーの権限ごとに操作を制御できます。
例えば、ファイルのダウンロードを管理者以上に制限するなど、自社のセキュリティポリシーに合わせて設定できます。
設定方法：権限ごとの操作制限
STEP4. 運用開始に必要な情報を用意する
なぜやるの？
目指すのは、招待されたメンバーが「NotePMを見れば欲しい情報が見つかる」と初日から感じられる状態です。
とはいえ、最初から情報を全部そろえる必要はありません。
運用開始時にあると良さそうな情報（優先度の高い情報）をいくつか、作成・移行しましょう。
この状態が最初にできていると、自然と利用が定着します。
やること
✅ 運用開始に必要な情報を移行・新規作成する
STEP5. ユーザーを招待する
必要な情報がそろったら、メンバーを招待して活用してもらいましょう。
やること
✅ 各ユーザーに付与する権限を決める
NotePMの権限は全部で5種類あります。メンバーの役割や必要な操作の範囲に合わせて選びましょう。
各権限で可能な操作は、ユーザー権限と操作権限をご確認ください。
| 権限 | アクセス権 | 付与する人の例 |
|---|---|---|
| オーナー | すべてのオープンノート 招待されたプライベートノート |
NotePMの運用・管理責任者 |
| 管理者 | 各部門のリーダー・部門長 | |
| ユーザー | 一般社員 | |
| ゲスト | 招待されたオープンノート 招待されたプライベートノート |
委託先・他部署・グループ会社 |
| 参照専用ゲスト | 委託先・他部署・グループ会社で、情報の閲覧のみを行う方 |
必要に応じて実施
必須の準備は、ここまでですべて完了です👏
ここから先は「やっておくとさらに定着が進む」取り組みです。
一度にすべてを進める必要はないので、運用しながら、必要なものを取り入れていきましょう。
やること✅️ |
なぜやるの？ |
STEP1で整理した導入目的を社内で共有する |
「何のために使うのか」が伝わると、メンバーが納得して使い始められるため、社内に浸透しやすくなります。ページにまとめて共有しましょう。 サンプルページ |
運用ルールを決める |
社内の共通認識ができ、情報が散らばらず探しやすくなります。 サンプルページ |
導入目的・運用ルールを掲示板に掲載する |
ホーム画面から確認できるので、重要なメッセージの見落としを防げます。 掲示板を編集する |
ホーム画面をカスタマイズする （タイムライン・掲示板・コメントの配置を変更） |
よく使う情報や導線を最初の画面に集約することで、メンバーが迷わず目的の情報にたどり着けます。 ホーム画面をカスタマイズする |
ページのテンプレートを作成する |
作成の手間が減り、書式が揃うことで品質も安定します。 テンプレート機能 |
使い方の説明会を開催する |
最初の疑問をその場で解消でき、利用のハードルを下げて立ち上がりを早めます。 NotePM社内説明会 投影資料テンプレート |
おわりに
これで、情報共有の文化を根付かせるための土台が整いました。
実際の運用の中で迷うことがあれば、このページでお伝えしたヒントを思い出してくださいね。
NotePMの導入効果を最大化できることを願っております！