【管理者必見】「運用開始までにやることリスト」で導入時にやるべきことをチェックしよう！ – NotePM ヘルプセンター

「NotePMを社内へ展開するために、何をやったらいいかわからない...」
そんなお悩みを解決するため、管理者の方が「✅️ 運用開始までにやることリスト」をまとめました！

このページでは、リストを進めるポイントを解説します。
最高のスタートを切れるよう、リストを参考にNotePMの導入準備をはじめましょう！

「✅️ 運用開始までにやることリスト」は、NotePMの初期画面にもページがございます。
ぜひページを編集しながら、チェックを進めてみてくださいね。

導入目的の整理

なぜやるの？

導入目的が明確であるほど、積極的にNotePMを活用してもらえます。
また、導入目的を整理すると、導入後の効果検証もしやすくなります！

「NotePMで解決したいこと（課題）」
「NotePMを導入して目指す状態（ゴール）」

上記の2つを社内で共有し、利用者に心構えを持ってもらいましょう。

やること

✅ NotePMの導入目的を整理する
✅「※サンプル※　NotePMの導入目的」のページを編集する

NotePMの初期画面にある 「※サンプル※ NotePMの導入目的」のページを編集し、課題とゴールを記載してください！

※ページが見つからない場合は、こちらからサンプルを入手してください

導入目的の記載例

💡メンバーに伝わりやすくするため、課題に沿った定性・定量のゴールを設定しましょう！

・ NotePMで解決したい課題の例

マニュアルの保管場所が定まっていないため、探す時間がかかっている
・目指すゴールの例（定性）

マニュアルの保管場所が明確になっている状態
・目指すゴールの例（定量）

マニュアルを探す時間を10分 → 2分に短縮する

管理する情報・スケジュールの整理

なぜやるの？

同じ情報を複数の場所で管理すると、求めている情報を見つけづらくなります。
重複して管理しないように、他ツールとの棲み分けをしましょう。
管理する情報を明確にしたうえで、運用開始までのスケジュールを立てましょう！

やること

✅ NotePMで管理する情報を決める
「やることリスト」の表を参考に、管理する情報を整理してみてください！
表の項目はNotePMの主な使い方の例です。
表にない項目は、自由記載欄に記載しましょう。

✅ 全体のスケジュールと各作業の担当者を決める
各項目の実施予定日と担当者を「やることリスト」に記入し、運用開始までのスケジュールを可視化しましょう。
全体での運用開始日から逆算すると、スケジュールを決めやすいです🙆‍♀️

初期設定

ノート・グループ

やること

✅️ ノートを作成する
✅ グループを作成する
✅ ノートにグループを追加する

前のステップで整理した「NotePMで管理する情報」に基づいて、ノートとグループを作成してください。

ノートとは

ファイルやページを格納する場所です。
特定のノートの中身だけを検索したり、ノート単位で公開範囲を制限したりできます。

ノート作成のコツ

組織構成や業務内容に合ったノートの構成は、情報の見つけやすさに繋がります。
「検索で情報を絞り込みやすいか」「階層をたどって情報を見つけやすいか」を意識して作成しましょう！

・組織単位で作成する例

・業務単位で作成する例

作成方法：ノートを作成する
作成方法：ノート・フォルダ整理のコツ

グループとは

チーム内のユーザーを、役職や部署などで分類して管理する機能です。
ページが作成・更新されたことをグループ単位で通知したり、ノートの公開範囲を設定する際に使用できます。

グループ作成のコツ

通知先とノートの公開範囲を意識して作成しましょう！
例：「役員」「営業部」「◯◯プロジェクト」

作成方法：グループを作成する

グループをノートに追加する

グループを作成したあとは、必要に応じてグループをノートに追加しましょう。

追加のコツ

・プライベートノートに追加すると、グループごとに公開範囲を限定できます
・オープンノートにゲスト権限のアカウントをまとめて追加する場合も便利です

追加方法　　：ノートにグループを追加する
お役立ち情報：「ゲスト」「参照専用ゲスト」をまとめてノートに追加する

データ移行

なぜやるの？

あらかじめ情報を用意しておくことで、メンバーは招待後すぐにNotePMの価値を実感できます。
「NotePMを見れば欲しい情報がすぐに見つかる！」という成功体験が、その後の利用を促進します。
メンバーが参加した瞬間からNotePMを最大限活用できるよう、まずは最初の情報を登録しておきましょう。

やること

✅ 既存データを移行する
　✅ 必要に応じて、新規ページを作成する
　✅ 必要に応じて、推進メンバーを招待して実施する

前回のステップで整理した「NotePMで管理する情報」を中心にデータの移行と新規ページの作成を進めましょう！

データ移行・ページ作成のコツ

ファイルを簡単アップロード

オンラインストレージのように、ノートやフォルダに直接ファイルをアップロードできます！
ファイルがプレビュー表示されるので、ダウンロードせずに内容を確認できます。

参考情報：ファイルを登録する

情報の二重管理をしない

二重管理をすると、最新の情報の保管場所がわからなくなってしまいます。
データを移行するときは、社内のファイルサーバーなどに保管している元データは削除しましょう！

参考情報：NotePMにデータを移行する方法と他社事例

新規ページを作成する

利用頻度が良い情報は、NotePMのページへの書き換えましょう。編集がしやすくなり、情報の更新性が高まります。
既存データがない場合も、まずはメンバーに見てほしい重要な情報から作成するのがおすすめです！

参考情報：新規ページを作成する

NotePMの推進メンバーを決める

移行作業やページ作成が多い場合は、推進メンバーを決め、手分けをして進めましょう。
複数の部門で利用する場合は、各部門の代表者を招待するのがおすすめです！

参考情報：ユーザーを招待・追加する

セキュリティ設定

なぜやるの？

NotePMでは、管理者がチーム全体のセキュリティ設定を細かく制御できます。
2段階認証やパスワードポリシーなどの共通設定に加え、ユーザー権限ごとの操作制限も可能です。
これにより、貴社の情報資産を安全に管理できます。
万全のセキュリティ体制でスタートするために、セキュリティ設定を必ず確認しましょう！

やること

✅ セキュリティ関連の設定をする

NotePMの右上のユーザー名＞管理者メニュー＞［その他］＞［セキュリティ］をクリックすると、表示される画面でセキュリティ設定を変更できます。

下記のヘルプページを参考に、チームの運用に合わせて設定しましょう！
設定方法：チームのセキュリティ設定をしよう！

必ず確認してほしいセキュリティ設定

2段階認証を必須にする

チームメンバー全員に対して、2段階認証を強制的に設定させることができます。
万が一パスワードが漏洩しても、本人以外からのログインを防ぎます。

設定方法：2段階認証設定を必須にする／2段階認証を設定する

パスワードポリシー

ログイン時に使用するパスワードのポリシーを変更できます。
パスワードポリシーを強化することで、不正アクセスのリスクを低減し、チーム全体のセキュリティを底上げします。

設定方法：パスワードポリシーを設定する

機能の有効/無効設定

掲示板やコメントなどは、機能の有効/無効を設定できます。
この設定はチーム全体に反映されます。

設定方法：機能の有効/無効設定

権限ごとの操作制限

一部の機能はユーザーの権限ごとに操作を制御できます。
例えば、ファイルのダウンロードを管理者以上に制限するなど、自社のセキュリティポリシーに合わせて設定できます。

設定方法：権限ごとの操作制限

ユーザー招待

やること

✅ ユーザーを招待する
　✅ ユーザーに付与する権限を決める
　✅ ユーザーの招待・登録方法
　✅ CSVファイルでユーザーを一括招待する

これまでのステップで、NotePMにデータを移行し、新しくページを作成できたと思います。
チームメンバーをNotePMに招待し、作成した情報を閲覧してもらいましょう！

ユーザーに付与する権限を決める

ユーザー権限は、アカウントごとに設定する操作権限です。
下記の表を参考に、メンバーに付与する権限を決めてください。

権限	アクセス権	できること・特徴	誰を設定すると良い？
オーナー	オープンノート招待されたプライベートノート	契約に関する処理など、すべての操作権限があります。 1名以上設定する必要があります。	NotePMの運用・管理責任者数名を設定します。情報システム部の管理者、経理部の契約責任者など
管理者	オープンノート招待されたプライベートノート	ノートの作成やユーザーの追加などができます。 ※契約関連の操作はできません。	一部の管理業務を担当するメンバーを設定します。各部門のリーダー・部門長など
ユーザー	オープンノート招待されたプライベートノート	ページの作成・編集、ファイルのアップロード、コメントができます。	一般社員
ゲスト	招待されたノートのみ	ページの作成・編集、ファイルのアップロード、コメントができます。	一部の情報のみにアクセスさせ、情報の投稿や編集を許可するメンバーを設定します。他部署の社員、委託先、グループ会社など
参照専用ゲスト	招待されたノートのみ	ページやファイルの閲覧と検索ができます。作成・編集、コメントはできません。有料プラン人数の3倍まで無料で招待できます。	一部の情報のみアクセスさせ、情報の閲覧や検索を許可するメンバーを設定します。他部署の社員、委託先、グループ会社など