NotePMを使いはじめるときに、まずやっていただきたいことが「データの移行」です。
今まで活用していたデータをNotePMに移行することで、イチから情報を作成する手間が削減できるため、時間的コストをかけずにNotePMを使いはじめられます。
NotePMへのデータ移行は、下記の図のステップで行うとスムーズです。
本記事では、「STEP2」でデータを移行する際に利用できる便利な機能や、データ移行のコツ・他社事例をご紹介します。
NotePMの利用をはじめられたばかりの方はもちろん、利用を検討されている方や、ご契約中の方も必見の内容ですので、ぜひ参考にしてみてください！
データ移行の方法
ファイルを登録する（ファイル機能）
オンラインストレージのように、ノートやフォルダに直接ファイルをアップロードする方法です。
ファイルがプレビュー表示されるので、ダウンロードせずにファイルの内容を参照できます。
Word・Excel・PowerPoint・PDFは、ファイル名だけでなく本文も検索の対象です。
ファイル登録の方法は👉「ファイルを登録する（ファイル機能）」をご参照ください。
Wordファイルをインポートする（Markdown記法に自動変換）
Wordファイルで作成した文書をMarkdownテキストに自動変換し、取り込む方法です。
インポート方法は👉「Wordファイルをインポートする（Markdown記法に自動変換）」をご参照ください。
CSVファイルからページを作成する
CSVファイルをNotePMに取り込み、ページをまとめて作成する方法です。
CSVファイルからページ作成する方法は👉「 CSVファイルからページ作成する」をご参照ください。
他サービスからのデータ移行
下記サービスからNotePMへまとめてデータ移行する方法です。
インポート可能なデータや移行方法については下記リンクをご参照ください。
その他
NotePM APIを利用したデータ連携や一括インポートも可能です。
詳細は下記ページをご参照ください。
NotePM API についての詳細は👉「NotePM API ドキュメント」をご参照ください。
ご利用の際は、貴社のエンジニアとご相談ください。
スムーズなデータ移行のコツ
コツ1：ページへ書き換える
ファイル機能で移行したデータの内、利用頻度が高いものは、NotePMのページへの書き換えがおすすめです。
- ファイルのダウンロードが不要なので、更新や修正が容易にできる
- 最新の情報をリアルタイムに共有できる
- 更新履歴が自動で残る
- バージョン管理ができる
頻繁に更新する情報は積極的にページに書き換えましょう！
ページの作成方法は👉「ページを作成する（投稿する）」をご参照ください。
コツ2：データの二重管理をしない
データを移行するときは、社内のファイルサーバーなどに保管している元データは削除しましょう。
同じデータが複数の場所に保管されている場合、下記のような問題が発生してしまいます。
- データを移行済みかどうかがわからない…
- 慣れているファイルサーバーのデータが利用され、NotePMのデータが利用されない…
- ファイルサーバーとNotePMのどちらのデータが最新かわからない…
NotePMへの移行が完了したデータは、二重管理せずに削除することをおすすめします。
タイトルに 「NotePMへ移行済み」 「使用禁止」 などと記載し、
ひと目で移行したことが分かるようにしましょう！
コツ3：移行する情報・残す情報
「ファイルサーバーやクラウドストレージなどの別ツールと、NotePMはどのように使い分けるとよいの？」
という疑問をお持ちの方向けに、使い分けのポイントをご紹介します！
下記を参考に使い分けをしてみてください。
- 頻繁に利用・更新する情報（マニュアル・FAQ・議事録など）
- 社内規定や社内報など定期的に閲覧してほしい情報
- 利用頻度は低いが、すぐに探したいもの（時節柄の手順書・イレギュラー対応マニュアルなど）
- 容量が極端に大きい動画・ファイル（500MB以上）
- バックアップやアーカイブとして保管しておきたいデータ
- 過去の成果物などすぐに探し出す必要がないもの
他社事例
NotePMへのデータ移行の事例をまとめてご紹介します。
📝移行済みのデータはNotePMで利用する運用を徹底
この企業の導入事例を見る
✓ NotePMに移行したExcelには「使用禁止」「NotePMに移行」というファイル名をつけ使用を禁止
✓ NotePMを使わざるを得ない状況を部門全体で作れたことが、普及・定着に成功した大きな要因に
▼移行済みのファイルの運用ルールが書かれている資料
📝インポート機能を使って既存データをNotePMに移行
✓ 社内サーバーからNotePMへのデータ移行
✓ Wordインポートやファイルのページ添付を使いデータ移行
✓ その後、社内ニーズの高い資料や更新が必要な資料はNotePMのページに書き換え
📝Excelからの移行・社内ファイルサーバーからの移行
✓ 最初はExcelをアップロードし、時間があるときにNotePMに書き写し
✓ ファイル検索機能が強力なので、既存ファイルをアップロードするだけでも使えると実感
📝ExcelをPDFファイルに変換→ドラッグ&ドロップでページに添付
✓ ExcelをPDFファイルに変換した後、NotePMのページに添付
✓ ドラッグアンドドロップで簡単に添付できるので、スムーズに作業ができ1日移行作業が完了
▼移行したデータを添付したページ