NotePMを使いはじめるときに、まずやっていただきたいことが「データの移行」です。
今まで活用していたデータをNotePMに移行することで、イチから情報を作成する手間が削減できるため、時間的コストをかけずにNotePMを使いはじめられます。
NotePMへのデータ移行は、下記の図のステップで行うとスムーズです。
本記事では、「STEP2」でデータを移行する際に便利な機能や、データ移行のコツ・他社事例をご紹介します。
NotePMの利用を始めたばかりの方はもちろん、利用を検討されている方や、ご契約中の方も必見の内容ですので、ぜひ参考にしてみてください！
データ移行の方法
ファイルを登録する（ファイル機能）
オンラインストレージのように、ノートやフォルダに直接ファイルをアップロードする方法です。
ファイルがプレビュー表示されるので、ダウンロードせずにファイルの内容を参照できます。
Officeファイル（Word/Excel/Powerpoint)、PDF、txtファイル、CSVファイル、ファイル名だけでなく全文検索の対象です。
ファイル登録の方法は👉「ファイルを登録する（ファイル機能）」をご参照ください。
Wordファイルをインポートする（Markdown記法に自動変換）
Wordファイルで作成した文書をMarkdownテキストに自動変換し、取り込む方法です。
インポート方法は👉「Wordファイルをインポートする（Markdown記法に自動変換）」をご参照ください。
CSVファイルからページを作成する
CSVファイルをNotePMに取り込み、ページをまとめて作成する方法です。
CSVファイルからページ作成する方法は👉「 CSVファイルからページ作成する」をご参照ください。
他サービスからのデータ移行
下記サービスからNotePMにまとめてデータを移行する方法です。
インポートできるデータや移行方法については、下記リンクをご参照ください。
その他
NotePM APIを利用したデータ連携や一括インポートも可能です。
詳細は下記ページをご参照ください。
NotePM API についての詳細は👉「NotePM API ドキュメント」をご参照ください。
ご利用の際は、貴社のエンジニアとご相談ください。
スムーズなデータ移行のコツ
コツ1：ページに書き換える
ファイル機能で移行したデータのうち、利用頻度が高いものは、NotePMのページへの書き換えがおすすめです。
ページで情報を管理するメリット💡
- ファイルをダウンロードしなくて済むので、更新や修正が容易にできる
- 最新の情報をリアルタイムに共有できる
- 更新履歴が自動で残る
- バージョン管理ができる
頻繁に更新する情報は積極的にページに書き換えましょう！
ページの作成方法は👉「ページを作成する（投稿する）」をご参照ください。
コツ2：データの二重管理をしない
データを移行するときは、社内のファイルサーバーなどに保管している元のデータは削除しましょう。
同じデータが複数の場所に保管されている場合、下記のような問題が発生してしまいます。
- データを移行済みかどうかがわからない…
- 慣れているファイルサーバーのデータが利用され、NotePMのデータが利用されない…
- ファイルサーバーとNotePMのどちらのデータが最新かわからない…
NotePMに移行したデータは、二重管理せずに削除することをおすすめします。
元のデータの削除が難しい場合
タイトルに 「NotePMに移行済み」「使用禁止」 などと記載し、
移行したことがひと目で分かるようにしましょう！
コツ3：移行する情報・残す情報
「ファイルサーバーやクラウドストレージなどの別ツールと、NotePMはどのように使い分けるとよいの？」
という疑問をお持ちの方向けに、使い分けのポイントをご紹介します！
下記を参考に使い分けをしてみてください。
NotePMでの管理が向いている情報
- 頻繁に利用・更新する情報（マニュアル・FAQ・議事録など）
- 社内規定や社内報など定期的に閲覧してほしい情報
- 利用頻度は低いが、すぐに探したいもの（時節柄の手順書・イレギュラー対応のマニュアルなど）
ファイルサーバーなどの別ツールでの管理が向いている情報
- 容量が極端に大きい動画・ファイル（500MB以上）
- バックアップやアーカイブとして保管しておきたいデータ
- 過去の成果物などすぐに探し出す必要がないもの
他社事例
NotePMへのデータ移行の事例をまとめてご紹介します。
📝移行済みのデータはNotePMで利用する運用を徹底
株式会社ラクス
ポイント
- NotePMに移行したExcelには「使用禁止」「NotePMに移行」というファイル名をつけ使用を禁止。
- NotePMを使わざるを得ない状況を部門全体で作れたことが、普及・定着に成功した大きな要因に。
▼移行済みのファイルの運用ルールが書かれている資料
📝インポート機能を使って既存データをNotePMに移行
アイリスオーヤマ株式会社
ポイント
- 社内サーバーからNotePMにデータを移行。
- Wordインポートやファイルのページ添付を使い、データを移行。
- その後、社内ニーズの高い資料や更新が必要な資料はNotePMのページに書き換え。
📝Excelからの移行・社内ファイルサーバーからの移行
キーコーヒー株式会社
ポイント
- 最初はExcelをアップロードし、時間があるときにNotePMに書き写しました。
- ファイル検索機能が強力なので、既存のファイルをアップロードするだけでも使えると実感しています！
📝ExcelをPDFファイルに変換→ドラッグ&ドロップでページに添付
株式会社ザグザグ
ポイント
- ExcelをPDFファイルに変換した後、NotePMのページに添付。
- ドラッグアンドドロップで簡単に添付できるので、スムーズに作業ができ、移行作業が1日で完了しました！
📝部署ごとに担当することでデータ移行を3ヶ月で完了
株式会社パソナ日本総務部
ポイント
- データ移行期間を「3ヶ月」に設定し、部署ごとのタイミングで期間内に移行作業を実施！
- 既存の資料をそのまま添付するよりも、NotePM上でページに書き換えた方が分かりやすいため、実際に書き換えて対応する部門が多かった。
- 元々は社内ポータルで管理していたが、NotePMに移行を進めることで、データ整理の良いきっかけになった。