フロー図を作成してみよう！

NotePMでは、draw.ioで作成した本格的なフロー図はもちろん、Mermaid記法を使えばテキストで手軽にフロー図を作成・埋め込みが可能です。

フロー図とは、情報を整理しプロセスを視覚的に表現するための図です。
複雑に見えるプロセスも、フロー図を活用することで一目瞭然となり、関係者間の共通理解を深めることができます。

また、フロー図を作成することで、無駄な作業や重複した作業を見つけやすくなるため、業務の効率化にも繋がります。

このページでは、フロー図の基本的な書き方から、より分かりやすく効果的なフロー図を作成するためのコツまで、詳しくご紹介します。ぜひ、フロー図を活用して、業務改善にお役立てください💡

フロー図の作成方法

💡フロー図で表現する業務の明確化

まずは何をフロー図で表現したいのか明確にすることが重要です。

• 業務プロセス全体（例：商品の受注から納品まで）
• 特定の処理の手順（例：会議資料の作成方法）

目的をはっきりさせることで、必要な情報や範囲が定まり、わかりやすいフロー図が作成できます。

💡主要な作業手順の洗い出し

フロー図は時系列に沿って作業手順を並べていきます。
フロー図を作成する前に作業手順を洗い出しておくと、スムーズに作業できます。

この段階では細部にこだわりすぎず、大まかな流れを把握することが重要です。
箇条書きなどでリストアップすることをおすすめします。

• 例：商品の受注から納品までの場合
  • 顧客からの注文
  • 注文内容の確認
  • 商品の在庫確認
  • 支払い処理
  • 商品の発送
  • 顧客へ発送完了の連絡

💡フロー図の記号と配置

フロー図では、各作業手順を特定の記号で表現します。主な記号と意味は以下のとおりです。

これらの記号を使って、洗い出した処理を順番に配置し、矢印でつなぎます。
左から右へ、または上から下へ配置すると見やすいフロー図が作成できます。

▼作成例

💡詳細な情報の追加・レイアウトの調整

洗い出した大まかな作業手順をフロー図に落とし込めたら、必要に応じて詳細な情報を追加します。
すべての要素を配置し、レイアウトを見やすく整えたらフロー図の完成です🎉👏

フロー図作成のコツ

💭基本の流れを「軸」として捉え、あとから分岐部分を追加する

フロー図を作る際に、いきなり複雑な分岐を考え始めると、全体像がわかりにくくなってしまいます。そこで、まずは時間や処理の順番に沿って、主要な流れを左上から下方向（または右方向）へシンプルに描き進めていくことをおすすめします。

この段階では途中で発生する可能性のある処理の分岐は一旦脇においておくのがポイントです。まずは一番基本的な軸を完成させることで、頭の中が整理され、全体の流れをスムーズに把握できます。

基本の流れ（軸となるフロー図）が完成したら、保留にした分岐の部分を枝のように付け加えていきます。条件に沿って異なる流れを後から描き足していくことで、複雑な業務も段階的にわかりやすく表現できます。

▼作成例

1. 基本の流れ（軸となるフロー図）を作成する
2. 分岐の部分を右に付け加える

💭フロー図に記載する処理の粒度を揃える

フロー図を作成するうえで、フロー図に記載する情報の細かさ（粒度）に、正解はありません。

ただし、一つのフロー図の中では、情報の粒度をなるべく揃えましょう。情報の粒度を揃えることで、業務の流れを理解しやすくなります。

また、情報の粒度で迷ったら、最初はざっくりと（粗く）描くことをおすすめします。
情報を細かくしすぎると、フロー図全体がどんどん長くなってしまい、フロー図作成の目的である「全体像の可視化」が難しくなります。

フロー図はあくまで業務の大まかな流れを掴むものと考え、個々の処理について詳しい情報を知りたい場合は、マニュアルを参照するように促すとよいでしょう。

NotePMにフロー図を表示する方法

NotePMではdraw.ioで作成したフロー図を埋め込んだり、Mermaid記法でフロー図を描いたりすることができます。
ぜひフロー図を活用してわかりやすいページを作成してください！

draw.ioの埋め込み方法は「draw.ioで作成した図形を埋め込む」
Mermaid記法の書き方は「Mermaid記法の書き方（Markdownテキストでチャート・グラフが描ける）」

をご参照ください。

フロー図作成は、少し難しそうに感じるかもしれませんが、基本を覚えれば誰でも作成可能です。
ぜひこの機会に、こフロー図を作成して、よりスムーズな業務フローの実現に活用してみてください☺️