NotePMでは、簡単に日報の作成・管理ができます。
これから日報を運用していきたい皆さまに向けて、フォルダ分けやテンプレートを活用した設定・運用例をご紹介します。
本ページを参考に、自社にピッタリの運用方法をご検討ください！
📓【初期設定】日報を格納するノート、フォルダを作成する
下記いずれかの権限のアカウントで操作してください。
| オーナー | 管理者 | ユーザー | ゲスト | 参照専用 | |
|---|---|---|---|---|---|
| ノート作成 | ○ | ○ | |||
| フォルダ作成 | ○ | ○ | ○ | ○ |
日報ノートの作成例
日報を格納するノートを作成します。
ノートの作成方法は👉「ノートを作成・編集・削除する」をご参照ください。
作成例
ノートを分ける運用例
日報を作成する部署やグループが複数ある場合は、ノートを分ける運用もおすすめです。
ノートを分けることで、ノート単位で日報を絞り込み、検索できます。
フォルダの作成例
日報ノート内をさらに整理したい場合は、ノートの配下にフォルダを作成します。
「更新日順」や「ページのタイトル順」で、フォルダ内の日報ページの並び替えができ、目的の日報を探しやすくなります。
作成者の人数や組織構成に応じて、「グループごと」や「作成月ごと」など、後で見返しやすいフォルダ構成を工夫しましょう！
フォルダの作成方法は👉「フォルダを作成・移動・削除する」をご参照ください。
グループごとのフォルダ作成例
作成月ごとのフォルダ作成例
📃【初期設定】日報用のテンプレートを作成する
テンプレート機能を活用し、日報の内容を統一できます。
テンプレートを作成しておくことで、イチから日報ページを作成する必要がなくなり、作成者の負担を軽減できます。
下記いずれかの権限のアカウントで操作してください。
| オーナー | 管理者 | ユーザー | ゲスト | 参照専用 | |
|---|---|---|---|---|---|
| テンプレート作成 | ○ | ○ | ○ | ○ |
テンプレートの作成方法は👉「テンプレート機能」をご参照ください。
テンプレート本文作成のコツ
下記、３つのコツを意識して、目的に合ったテンプレートを登録しましょう。
1. 必要な項目が網羅されていること
2. 作成者が迷わず日報を書けること
3. 読みやすいこと（見出しの活用）
入力例
本文の他社事例は👉「みんなの「日報」運用事例 」をご参照ください。
テンプレートのサンプルを入手する
日報テンプレートのサンプルを下記より入手することができます！
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の［copy］ボタンからコピーし、ページやテンプレートに貼り付けてご利用ください。
また「NotePMのテンプレート集からテンプレートを登録する」からもサンプルをダウンロードし、テンプレートとして登録できます。
日報の格納先を指定
格納するノートとフォルダをあらかじめテンプレートで指定することで、テンプレートから日報を作成する際に、格納先が自動で設定されます。
テンプレート変数の活用
テンプレート変数を活用し、効率よく日報を作成できます。
変数を登録すると、テンプレートから日報を作成をする際に「日付」「時間」「名前」などが自動で入力されます。
ページタイトルでのテンプレート変数の入力例
日報 %{Year}/%{month}/%{day} (%{week}) %{name}
上記の例の場合、「2023年05月16日の火曜日」に「山田太郎」さんがテンプレートから日報を作成する際に、下記のようにページタイトルが自動で入力されます。
利用可能なテンプレート変数
| 変数 | 説明 |
|---|---|
| %{name} | ページ作成者のユーザー名。 例： 山田太郎 |
| %{Year} | 年。4 桁の数字。 例: 2016 |
| %{year} | 年。2 桁の数字。 例: 16 |
| %{Month} | 月。英語表記。 例： Jan, Dec |
| %{month} | 月。数字形式。例： 01, 12 |
| %{week} | 曜日。日本語表記。例： 月, 火, 水,など |
| %{day} | 日。数字形式。 例： 01 から 31 |
| %{hour} | 時。数字形式。 例： 00 から 23 |
| %{minute} | 分。数字形式。 例： 00 から 59 |
📄 日報を作成する
下記の手順を例に、作成方法を日報の作成者に伝え、運用をスタートしましょう！
下記いずれかの権限のアカウントで操作してください。
| オーナー | 管理者 | ユーザー | ゲスト | 参照専用 | |
|---|---|---|---|---|---|
| ページ（日報）作成 | ○ | ○ | ○ | ○ |
1. サイドメニュー［投稿する］＞［テンプレートから作成］から、日報のテンプレートをクリックします。
2. テンプレートに沿って、本文を入力します。
完了したら、右下の［ページ登録］ボタンをクリックします。
3. 作成できました！
テンプレートからのページ作成方法は👉「テンプレート機能」をご参照ください。
👀 過去の日報を見返す、探す
過去の日報の検索方法を説明します。
日報の検索や閲覧は「参照専用ゲスト」権限でも可能です。
| オーナー | 管理者 | ユーザー | ゲスト | 参照専用 | |
|---|---|---|---|---|---|
| ページ検索・閲覧 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
検索機能から探す
サイドバーの［検索する］ボタンをクリックし表示される検索画面では、様々な絞り込みが可能です。
日報の検索に便利な、絞り込み機能をご紹介します！
絞り込みの条件を、組み合わせて検索できます。
検索機能は👉「便利な検索機能」をご参照ください。
1. 日報のタイトルや本文に含まれているキーワードで絞り込む
検索窓に検索したいキーワードを入力し、検索対象の［内容も対象にする］にチェックを入れて検索します。
検索例：日報 新商品
日報 2023/01/04
日報ページのタイトルに日付が記載されている場合、「日報＋スペース＋日付」でキーワード検索すると、特定の日付の日報が検索結果に表示されます。
2. 特定の期間に作成・更新された日報を絞り込む
作成した日報ページの「最終更新日」で、検索結果を絞り込みできます。
※更新がないページは作成日を参照します。
3. 日報ノートで絞り込む
［ノートで絞り込む］機能で、選択したノートの日報のみを検索できます。
例：人事部の日報のみ検索対象にしたい場合は、「01_人事部日報」ノートを選択します。
4. 日報の作成者で絞り込む
［作成者で絞り込む］ 機能で、特定の作成者の日報のみを絞り込みできます。
ノート・フォルダから探す
ノートまたはフォルダをクリックすると、格納されている日報が表示されます。
日付順などで日報を確認するには、「並び順変更（ソート）機能」が便利です。
並び変え方法
並び替えボタンをクリックし、並び替え方法を選択します。
［名前］［更新日］［登録日］で並び替えが可能です。
🏢 他社様の日報運用事例
「みんなの「日報」運用事例」をご参照ください。
他社様の事例を参考に、運用方法をブラッシュアップしてみてください！
日報を有効活用するための参考記事
業務から得られた情報やナレッジを日報でチーム全体に共有したり、蓄積し、業務効率化や生産性向上が期待できます。
日報の運用でチームのナレッジ共有を活性化させましょう！