NotePMのフォルダ構成に迷っていませんか？
本記事では、営業部で即戦力となる「6つの主要カテゴリ」と運用のコツを、
実際の画面イメージを交えて解説します。
顧客管理やマニュアル整備の仕組みを整えて、明日からの営業活動が
スムーズになる設定例を、ぜひ参考にしてください。
📝営業部のフォルダ構成例
👇️各フォルダの活用シーンと運用のコツ
お客様情報
訪問記録や提案資料をお客様ごとのフォルダに整理する運用方法です。
個人で管理している顧客情報をNotePMへ蓄積することで、
進捗をチーム全体でリアルタイムに共有できます。
急な不在時のフォローや、担当変更時の引き継ぎ負担を最小限に抑えます。
▼フォルダ
ポイント
・顧客ごとにフォルダを作成し、顧客固有の情報を整理してみましょう。
・顧客ごとのフォルダが増えた場合は、五十音順のフォルダに分類すると整理しやすいです。
▼ページ
ポイント
・訪問記録や提案書の資料は、お客様ごとのフォルダに格納すると整理しやすいです。
・ページはテンプレート機能を活用して、記録項目を見出しで統一するのがおすすめです。
必要な項目が可視化され、作成者に依存せず、一定の情報を記録できます。
参考ヘルプ：テンプレート機能
契約書類・作成マニュアル
複雑な手続きや最新の申請手順をマニュアル化し、誰もが迷わず動ける環境を整える運用方法です。
「誰かに聞かないと進められない」状況を解消し、自己解決を促します。
申請ミスや手戻りを防ぐことで、営業活動に専念できる時間を最大化できます。
▼フォルダ
ポイント
・業務ごとにフォルダを作成し、マニュアルや書式のひな形を整理するのがおすすめです。
・関連資料を1箇所に集約して、誰もが迷わずに最新の書式を探せる状態を目指しましょう。
▼ページ
ポイント
文章のみでは伝わりづらい場合は、画像や動画、装飾を積極的に活用し、
視認性の高いマニュアルを作成しましょう。
▼ファイル
ポイント
・ExcelやPDFなどのファイルは、オンラインストレージのように直接NotePMにアップロードできます。
・関連ファイルをNotePMに集約し、常に最新版へアクセスできる環境を作りましょう。
参考ヘルプ
資料・提案書テンプレート
見積もりのひな形や製品パンフレット、過去の成功事例などをフォルダにまとめ、共有する運用例です。
「資料をゼロから作る」「過去のファイルを探し回る」といった工数を大幅に削減します。
チームのノウハウを再利用することで、組織全体の提案力の向上が期待できます。
▼フォルダ
ポイント
資料のひな形をフォルダにまとめ、一箇所に集約するのがおすすめです。
誰もが迷わず目的の情報へたどり着けるようになります。
▼ファイル
ポイント
・ExcelやPDFなどの関連ファイルは、直接NotePMにアップロードして管理してみましょう。
・ファイルの管理場所を決めておくと、最新版がどこにあるか常に分かるようになります。
参考ヘルプ
商談動画・トークスクリプト
トップセールスの「話し方」を動画で学び、トークスクリプトで内容を補完する運用方法です。
文字だけでは伝わりにくい細かなニュアンスも、動画なら視覚的に習得できます。
経験の浅いメンバーの独り立ちを助け、部署全体の提案力を底上げします。
▼フォルダ
ポイント
動画が増えてきた際は「初回商談」や「エンタープライズ顧客商談」など、
商談のフェーズで分類すると整理しやすいです。
▼ページ
ポイント
・動画ファイルは直接NotePMにアップロードして、シンプルに管理することもできます。
・ポイントを詳しく伝えたい場合は、ページ内に動画を挿入して補足情報を添えるのがおすすめです。
「〇分〇秒の〇〇というフレーズが重要」といった解説を書き添えると、内容を理解しやすくなります！
参考ヘルプ：動画ファイルをページ内に埋め込む・添付する
社内会議議事録
決定事項やネクストアクションを、日付ごとに蓄積していく運用方法です。
参加者が過去の経緯をいつでも確認できることで、決定事項を確実に実行できるようになります。
スピード感のあるチーム文化を醸成し、部署の実行力の向上が期待できます。
▼フォルダ
ポイント
・会議体やチームごとにフォルダを作成し、議事録を分類してみましょう。
・ページが増えてきた場合は「年度別フォルダ」へ集約する運用がおすすめです。
▼ページ
ポイント
・定例会議のたびに議事録ページが増えるのが煩わしい場合は、
下記のテンプレートを参考にアコーディオン機能を活用してみてください。
テンプレート：例）MTG議事録
・アコーディオン機能を使用し、ひとつのページ内で、日付ごとに情報を折りたたんで記録するとスッキリ見えますよ！
参考ヘルプ：みんなの「議事録」運用事例
新入社員・中途社員オンボーディング
研修ステップや関連マニュアルを1つのチェックリストに集約し、新人教育をシステム化する運用方法です。
新入社員が「今、何をすべきか」を自ら把握し、主体的に動ける環境を整えましょう。
教育担当者の工数を大幅に削減し、新人のスムーズな立ち上がりをサポートします。
▼フォルダ
ポイント
・新人研修用のひな形を格納するフォルダを準備しましょう。
・新入社員ごとにフォルダを分けることで、研修の進捗を誰もが把握できるようになります。
▼ページ
ポイント
・下記のテンプレートを参考に、オンボーディングチェックリストを作成してみましょう。
テンプレート：例）【ひな形】新入社員向け研修リスト＿氏名
・完了した項目にチェックを入れるだけで、新人オンボーディングの進捗がひと目で確認できるようになります！
参考ヘルプ
他社での具体的な運用イメージについては👉️「職種別事例集」をご参照ください。