NotePMでマニュアルを運用することで、誰でも手軽に質の高いマニュアルを作成できるようになります。
また、高い検索性でマニュアルの本文を狙って検索できたり、内容の更新が簡単に行えるため、作成後も便利に運用できます。
このページでは、NotePMでマニュアルを運用したい方へ向けて、効率的な作成方法や管理のコツをご紹介します。
これからNotePMでマニュアルの運用を開始される方も、既に運用中の方も活用できる内容ですので、自社の導入目的に応じてぜひ取り入れてみてください！
📓 準備編：作成の前にやっておきたいこと
マニュアルの目的と内容を整理する
マニュアルで解決したい課題は何か、 どのような状態を目標とするのか、など、全体の運用イメージを決めましょう。
想定する読み手によって、マニュアルの難易度が変わるため、「誰が」「いつ」「何のために」「何を行う」マニュアルなのかを明確にしておくことが重要です。
【初期設定】マニュアルを格納するノート、フォルダを作成する
ノートの構成やフォルダの階層を、目的に応じて分けます。
検索の際にノートを指定して絞り込むことができるため、プロジェクト別や業務別、雇用形態別など、絞り込みを意識して分けることをオススメします。
▶ノートの構成の例
ノートの作成方法は👉「ノートを作成・編集・削除する」をご参照ください。
▶フォルダ分けの例
フォルダは階層が多すぎると、フォルダ内で情報が見つかりづらくなるため、2〜3階層内に留めると探しやすくなります。
フォルダの作成方法は👉「フォルダを作成・移動・削除する」をご参照ください。
ルールを決める
マニュアル作成時のルールを決めることで、記載内容が整理され、抜けや漏れをなくし、必要な項目を網羅することができます。
１.「マニュアルの作成を促し、属人化している業務の標準化を図りたい」場合
最低限のルールのみで運用をスタートすることがオススメです。
最初から厳密なルールを決めすぎてしまうと、投稿に対するハードルが上がり、積極的なマニュアル共有を阻んでしまう可能性があるためです。
２.「マニュアルの抜け漏れを防ぎ、質を高めたい」場合
マニュアルに記載する内容や順番、書き方について一定のルールを設けることがオススメです。
マニュアル作成の際に目安になる情報があると、誰が見ても知りたいことがわかるマニュアルを作成できます。
このように、マニュアルの目的に合わせて、自社の運用ルールを決めていきましょう。
▶マニュアル作成ルールの例
🦉マニュアル作成ルールのサンプルを入手する
マニュアル作成ルールの例を下記より入手することができます！
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の［copy］ボタンからコピーし、ページに貼り付けてご利用ください。
作成済みのマニュアルを移行する
WordやExcelなどで既にマニュアルが作成されている場合は、ファイル機能やページ内に添付する方法を使ってNotePMに移行をしましょう。
特にWord・Excel・PowerPoint・PDFについては、NotePMへ移行するとファイルの中身のテキストも検索の対象となるため、マニュアルをゼロから作り直す手間を省くことができます。
▶ファイル機能のイメージ
ファイル機能については👉「ファイルを登録する（ファイル機能）」
ファイルをページ内へ添付する方法は👉「ファイルをページ内に埋め込む・添付する」
をご参照ください。
▶Wordファイルのインポート
Wordで作成したデータはMarkdown形式でインポートができます。
Wordファイルのインポートについては👉「Wordファイルをインポートする（Markdown記法に自動変換）」をご参照ください。
よく使うマニュアルをページに書き換える
ファイル機能で移行したマニュアルのうち、利用頻度の高いマニュアルはページへの書き換えをオススメします。
ページに書き換えるメリットとして、
- 更新や修正が容易にできる
- 最新の情報をリアルタイムに共有できる
- 変更履歴が自動で残る
- バージョン管理ができる
という点が挙げられます。
長期的なマニュアル運用を見据え、積極的にページへの書き換えを進めましょう！
ページの作成方法は👉「ページを作成する（投稿する）」をご参照ください。
📓 作成編：見やすいマニュアルを作るコツ
マニュアルは「慣れない作業をするとき」や「業務に対する理解度が低い人がみる」という状況を想定して作成しましょう。
内容をイメージしやすいタイトルを付ける
タイトルを決めるときは、マニュアルの全体像を把握していなくてもたどり着けるよう、下記のポイントを抑えましょう。
１．タイトルでページの内容がわかるようにする
例）「〇〇の操作方法」「〇〇をするための手順」
２．タイトルで表現できない場合はページを分割する
マニュアルの内容は細分化し、ページを分けましょう
３．カテゴリや分類の要素はタイトルに入れずにノートやフォルダで分ける
例）タイトルに【NotePM】などのツール名を入れてしまうと、検索時にヒットしすぎる原因になります
▶タイトル命名規則の例
視認性を高める
見やすいマニュアルにするため、見出しやリストを活用し、文章の構成を明確にしましょう。
文字を装飾したり、画像や動画を差し込むことも重要なポイントです。
画像や動画を入れて文字以外の情報を掲載したり、強調やハイライトで文字を目立たせると、視認性を高めることができ、誰が見ても同じ理解ができるマニュアルになります。
▶文章を構造化する：見出し・リスト
見出しの挿入方法は👉「Markdown記法/書き方（見出し）」
リストの挿入方法は👉「Markdown記法/書き方（チェックリスト・箇条書きリスト・番号付きリスト）」
をご参照ください。
▶視認性を高める：画像の挿入・画像編集機能
画像を添付する方法は👉「画像をページ内に埋め込む・添付する」
画像を編集する方法は👉「画像を編集する（矢印・枠線・文字など）」
をご参照ください。
▶文章を目立たせる：ハイライト
▶文章を目立たせる：強調
強調の方法は👉「メッセージを強調する（info・warn・alert）」をご参照ください。
▶文章をすっきりさせる：アコーディオン
アコーディオンの挿入方法は👉「Markdown記法/書き方（アコーディオン）」をご参照ください。
テンプレートを決める
マニュアルの型が決まったら、テンプレートを作成しましょう。
テンプレートを活用すると、ゼロからページを作成する必要がなくなります。
また、見た目や構成を揃えることができ、抜け漏れのないマニュアルを作成できます。
▶マニュアルテンプレート例
テンプレートの作成方法は👉「テンプレート機能」をご参照ください。
🦉マニュアルテンプレートのサンプルを入手する
マニュアルテンプレートのサンプルを下記より入手することができます！
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の［copy］ボタンからコピーし、ページやテンプレートに貼り付けてご利用ください。
📓 活用編：検索のコツと便利な共有機能
マニュアルを検索する
NotePMの便利な検索機能で、目的のマニュアルに簡単にたどり着けます。
▶検索方法
キーワードのみで検索したいとき：ホーム画面上部の検索バー
絞り込みをして検索したいとき：サイドメニュー上部の［検索する］
▶全文検索
ページやファイルのタイトルが思い出せなくても、本文のテキストや添付されたファイル名、添付されたファイル（Word・Excel・PowerPoint・PDF）の本文のテキストで検索ができます。
▶絞り込み検索
絞り込みを活用することで、たくさん情報がヒットした場合でも、欲しい情報にたどり着けます。
キーワードを入力せずに、「最終更新日」「ノート」「タグ」「作成者」の絞り込みだけで情報を見つけ出すことも可能です。
検索機能の詳細については👉「便利な検索機能」をご参照ください。
マニュアルを共有する
「マニュアルはNotePMにある」という意識を組織内に浸透させるために、便利な共有機能を活用しましょう。
▶ページURLとタイトルをコピーしたいとき
ページのURLを共有する方法は👉「ページURLとタイトルをコピーする」をご参照ください。
▶ページをPDF出力したいとき
ページをPDF出力する方法は👉「ページをPDF出力する」をご参照ください。
▶ページをNotePMのアカウントを持っていない人に直接共有したいとき
ページの外部共有方法は👉「ページを外部共有する」をご参照ください。
📓 メンテナンス編：運用の継続や改善のためにすること
継続したマニュアル運用にはメンテナンスが欠かせません。
メンテナンスをすることで
- 古いマニュアルがそのまま…
- 同じような内容のマニュアルが複数ある…
- 誰が管理しているかわからない…
といった問題を解決することができます。
長期的に活用されるマニュアル運用のために定期的にメンテナンスをしていきましょう！
活用状況レポートから分析・見直しをする
活用状況レポートで、人気ページやユーザーごとの活用状況を確認し、マニュアルの活用度を分析しましょう。
活用状況レポートの分析例
- 人気ページのランキングを把握
- しばらく更新されていないページの管理
- ページの活用度・情報ニーズの確認
- 組織内のナレッジ共有に貢献しているユーザーの可視化
▶活用状況レポート
活用状況レポートを出力する方法は👉「活用状況レポートを出力する」
活用状況レポートを分析する方法は👉「活用状況レポートを使ってチームの利用状況を分析する」
をご参照ください。
マニュアルの見直しのルーティンをつくる
- 役割を終えたマニュアルを削除・統一する
- 分析や現場の声を元にページの内容を更新する
- 重複したページをまとめる
など、定期的にマニュアルの整理をしましょう。
担当者で棚卸して、判断に迷うものは会議の場で複数人で検討するなど、ルーティンを作ると良いです。
▶ページのアーカイブ
「必要のないページ」や「使わないけれど記録として残しておきたいページ」は、アーカイブすることもオススメです。
アーカイブすると、ページ・ファイル・ノートの一覧から非表示になり、デフォルトの検索結果からも表示されなくなります。
アーカイブから元に戻すことも簡単にできますので、ぜひメンテナンスの際にご活用ください！
ページのアーカイブ方法は👉「ページをアーカイブする」をご参照ください
組織内の業務を円滑に進めるためには、マニュアルの運用は欠かせないものです。マニュアルが整備されている組織では、 業務の属人化を解消できたり、新入社員の育成コストを削減できるなど、様々なメリットが期待できます。
本ページで解説したポイントを参考に、ぜひ活用されるマニュアルの運用を実践してみてください！
他社のマニュアル運用事例は👉「 みんなのマニュアル活用事例 」をご参照ください！