社内FAQ・よくある質問集を運用しよう！ – NotePM ヘルプセンター

NotePMで、社内FAQ（よくある質問）を管理できます。
社内FAQを蓄積すると、担当者への問い合わせの削減や「あの人しか知らない」といった情報の属人化を解消できます。
社内FAQを運用したい方に向けて、フォルダ分けやテンプレートを活用した設定方法や運用例をご紹介します。

本ページを参考に、自社にピッタリの運用方法をご検討ください！

📓【初期設定】FAQを格納するノート、フォルダを作成する

FAQをまとめるノートやフォルダを作成すると、ユーザーが「よくある質問」を探しやすくなります。
以下の作成例を参考に、目的に合ったノートやフォルダを作成しましょう！

下記いずれかの権限のアカウントで操作してください。

	オーナー	管理者	ユーザー	ゲスト	参照専用
ノート作成	○	○
フォルダ作成	○	○	○	○

ノートを作成する

FAQを格納するノートを作成します。
ノートの作成方法は👉「ノートを作成・編集・削除する」をご参照ください。

ノート作成のコツ１
見るだけで何の情報が格納されているかわかるノート名にしましょう。
視認性上がり、情報を見つけやすくなります。

▶作成例

社内FAQ_1.png

ノートを分ける運用

部署ごとにノートを分ける運用もおすすめです。
分けたノート単位でFAQページを絞り込んで検索できます。

ノート作成のコツ２
ノート名の先頭を「010」や「020」など、数字のゼロで埋めることで、ノートを任意の順番に並び替えできます。
よく使うノートを若い番号にすると、上部に表示されるため、情報が探しやすくなります。

▶部署ごとに分ける例

社内FAQ_2.png

フォルダを作成する

FAQノート内をさらに整理したい場合は、ノートの配下にフォルダを作成します。
「更新日順」や「ページのタイトル順」で、フォルダ内のページの並び替えができるため、目的のページを探しやすくなります。
管理するFAQの内容に応じて「部署ごと」や「利用ツールごと」など、後から見返しやすいようにフォルダ構成を工夫しましょう！

フォルダの作成方法は👉「フォルダを作成・移動・削除する」をご参照ください。

▶業務内容ごとのフォルダ作成例

社内FAQ_3.png

▶利用システムやツールごとのフォルダ作成例

社内FAQ_4.png

📃【初期設定】FAQ投稿用のテンプレートを作成する

テンプレート機能を活用し、FAQページのレイアウトを統一できます。
テンプレートを作成しておくと、イチからFAQページを作成する必要がなくなり、作成者の負担を軽減できます。

下記いずれかの権限のアカウントで操作してください。

	オーナー	管理者	ユーザー	ゲスト	参照専用
テンプレート作成	○	○	○	○

テンプレートの作成方法は👉「テンプレート機能」をご参照ください。

テンプレート作成のコツ
下記、３つのコツを意識して、目的に合ったテンプレートを登録しましょう。
1. タイトルに検索にヒットさせたいキーワードを記入するよう促す
2. 必要な項目が網羅されており、迷わずページを作成できる
3. 読みやすい（見出しの活用）

▶入力例

他社事例は👉『みんなの「FAQ」運用事例』をご参照ください。

FAQの格納先を指定する

格納するノートやフォルダをあらかじめテンプレートで指定すると、テンプレートからFAQを作成する際に、格納先が自動で設定されます。

社内FAQ_6.png

FAQページのサンプルを入手する

FAQページの例を下記より入手できます！
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の［copy］ボタンからコピーし、ページやテンプレートに貼り付けてご利用ください。

FAQページ作成用のテンプレート

📄 FAQページを作成する

下記の手順を例に、FAQページ作成し、運用をスタートしましょう！

下記いずれかの権限のアカウントで操作してください。

	オーナー	管理者	ユーザー	ゲスト	参照専用
ページ（FAQ）作成	○	○	○	○

運用のコツ
運用開始前に、想定される質問に対してのFAQのページを複数作成しておき、「NotePMを見れば自己解決できる」状態を目指しましょう。
運用開始前に準備がなかった質問は新たにFAQページを作成し、ナレッジとして蓄積します。
同じ質問があった際は、FAQページのURLを送るだけで済み、問い合わせ対応を効率化できます。

1. サイドメニュー［投稿する］＞［テンプレートから作成］から、FAQ作成用のテンプレートをクリックします。

社内FAQ_7.png