総務部のフォルダ構成例と運用のコツ – NotePM ヘルプセンター

NotePMのフォルダ構成に迷っていませんか？

本記事では、総務部ですぐに使える「4つの主要カテゴリ」と運用のコツを、実際の画面イメージを交えて解説します。
さらに、運用でつまづきやすい「全社員向けの情報と、部内限定の情報の切り分け方」についても、後半で詳しくご紹介します。

ぜひ、こちらの設定例を参考に、フォルダ構成をブラッシュアップしてみてください！

📝総務部のフォルダ構成例

👇️各フォルダの活用シーンと運用のコツ

総務部からのお知らせ

社員へ向けたお知らせや、周知事項を集約するフォルダです。
周知事項は口頭連絡やチャット連絡での「フロー情報」にせず、NotePMのページに掲載し、最新情報を確認できる環境を整えましょう。
NotePMを見れば最新のお知らせを把握できるようになり、総務部への問い合わせを削減できます。

▼フォルダ

ポイント
・お知らせページが増えてきた場合は「年度別フォルダ」を作成して整理しましょう。
・全社向けの情報は「全社員向けのノート」にまとめると、総務部固有の情報と切り分けて管理できます。
　※「全社員向けのノート」の詳細は、後述の「全社員が利用する情報の管理方法」をご参照ください。

▼お知らせ・周知事項を掲載したページの例

ポイント
・タイトルの冒頭に「【2026/01/08】」のように日付を入れるのがおすすめです。
　情報の鮮度がひと目で伝わり、古いお知らせを誤って参照してしまうトラブルを防げます。
・重要な補足や注意書きは、強調メッセージ（info・warn・alert）を活用して目立たせましょう。
・お知らせ通知機能で、ページを見ていない人にのみ、通知を送ることも可能です。

参考ヘルプ

総務関連手続き

通勤ルートの変更方法や定期代の申請など、各種手続きのルールや申請方法をまとめたフォルダです。
「引っ越したから通勤ルートを変更したい」「結婚したから慶弔手当を申請したい」
——こうした手続きに必要な申請書のフォーマットや手順をまとめておくことで、社員の自己解決を促せます。

「やり方を教えてください」という問い合わせも減り、社員も待ち時間なくスムーズに手続きを進められます。

▼フォルダ

ポイント
・ページが増えた際は「身上変更」や「名刺」など業務の種別ごとにフォルダを分けましょう。
　業務の種別が可視化され、目的の情報を探しやすくなります。

▼ページ（通勤ルート変更の例）

ポイント
・関連するマニュアルのリンクをページ内に設置しておくことで、社員が迷わずスムーズに手続きを進められます。

　（例：通勤ルート変更ページ内に「定期代申請フォーム」へのリンクを設置する）

参考ヘルプ：リンクを挿入する

マニュアル

来客時の対応や特別休暇の処理など、総務部内の業務手順をまとめるフォルダです。
業務が特定の担当者に偏っていると、その担当者の不在時に業務が止まってしまいます。
手順をNotePMに残しておけば、誰でも同じように対応でき、業務をスムーズに引き継げます。

▼フォルダ

ポイント
・「施設・設備利用」や「慶弔・社内行事」など、業務カテゴリごとに分類しましょう。
　マニュアルが混在しなくなり、目的のマニュアルをすぐに見つけられます。

▼ページ（慶弔対応マニュアルの例）

ポイント
・Table（表テーブル）で情報を整理すると、どこに何を書くかが一目瞭然になります。
・見落としやすい注意事項はメッセージを強調する機能で目立たせましょう。
・過去のトラブル事例や関連ページのリンクを記載しておくと、「前回どう対処したか」をページ内で確認でき、類似するミスを防げます。

参考ヘルプ