NotePMのフォルダ構成に迷っていませんか？
本記事では、総務部で即戦力となる「4つの主要カテゴリ」と運用のコツを、実際の画面イメージを交えて解説します。
さらに、運用で躓きやすい「全社員向けの情報と、部内限定の情報の切り分け方」についても、後半で詳しくご紹介します。
ぜひ、こちらの設定例を参考にフォルダ構成をブラッシュアップしてみてください！
📝総務部のフォルダ構成例
👇️各フォルダの活用シーンと運用のコツ
総務部からのお知らせ
社員へ向けたお知らせや、周知事項を集約する運用例です。
周知事項は口頭連絡やチャット連絡での「フロー情報」にせず、NotePMのページに掲載し、最新情報を確認できる環境を整えましょう。
NotePMを見れば最新のお知らせを把握できるようになり、総務部への問い合わせの削減が期待できます。
▼フォルダ
ポイント
・お知らせページが増えてきた場合は「年度別フォルダ」を作成し、整理しましょう。
・全社向けの情報は「全社員向けのノート」にまとめると、全社向けの情報と総務部固有の情報を切り分けて管理できます。
※「全社員向けのノート」の詳細は、後述の「全社員が利用する情報の管理方法」をご参照ください。
▼お知らせ・周知事項を掲載したページの例
参考ヘルプ
総務関連手続き
通勤ルートの変更方法や定期代の申請など、各種手続きのルール・申請方法を集約する運用例です。
「どう申請すればいいか」を迷わず確認できる環境を整えることで、社員の自己解決を促し、申請や手続きの負担を軽減できます。
▼フォルダ
ポイント
ページが増えた際は「身上変更」や「名刺」など業務の種別ごとにフォルダを分けましょう。
業務の種別が可視化され、目的の情報を探しやすくなります。
▼ページ（通勤ルート変更の例）
ポイント
関連するマニュアルのリンクをページ内に設置しておくことで、社員が迷わずスムーズに手続きを進められます。
参考ヘルプ：リンクを挿入する
マニュアル
来客時の対応方法や特別休暇の処理手順など、総務部内のマニュアルを集約する運用例です。
業務ルールを可視化し、誰でも手続きを進められる状態を作りましょう。
属人化を防ぎ「担当者が休むと手続きが止まる」といった課題を解決できます。
▼フォルダ
ポイント
・「施設・設備利用」や「慶弔・社内行事」など、業務カテゴリで分類しておくと、目的のマニュアルが探しやすくなります。
▼ページ（慶弔対応マニュアルの例）
ポイント
・Table（表テーブル）やメッセージを強調する機能を活用して、視認性を高めましょう。
・過去のトラブル事例や関連ページのリンクを記載し、類似するミスの防止に役立てましょう。
参考ヘルプ
各種報告書
トラブル報告や社内行事の活動記録などを集約する運用例です。
インシデントの経緯や解決策を記録しておくことで、トラブルの再発防止が期待できます。
▼フォルダ
ポイント
・報告書が増えてきたら「年度別」や「報告書の種別」ごとにフォルダを分けて整理するのがおすすめです。
過去の事例を振り返る際、すぐに目的のページを見つけられます。
▼ページ（トラブル報告書の例）
参考ヘルプ
💡全社員が利用する情報の管理方法
全社員に向けたお知らせや社内規定など、全社員が利用する情報は「全社員向けノート」を作成し、総務メンバーのみが使う情報と分けて管理する運用もおすすめです。
閲覧者にとって不要な情報が表示されなくなるため、ノート・フォルダ階層から情報を探しやすくなります。
▼ノートの作成例
作成したページを「全社員向けノート」か「総務部ノート」のどちらに入れるか迷った際は、「誰が見る情報か」を基準に判断しましょう。
全社員向けの情報は「全社員向けノート」
- 例：休暇申請方法、休暇一覧、内線番号 etc.
総務部向けの情報は「総務部ノート」
- 例：総務関連手続き、マニュアル
▼全社向けのノートに格納するページの例
「全社員向けノート」を作成し、NotePMを社内ポータルのように活用する運用については、下記のヘルプを参考にしてみてくださいね。
参考ヘルプ
他社での具体的な運用イメージについては👉️「職種別事例集」をご参照ください。