社内ポータルとして運用するコツと初期設定方法

NotePMは、社内ポータルとして活用することができます。
社内ポータルを運用すると、

• 社内の情報伝達がスムーズになる
• 社内の問合せが減る
• シームレスに必要な情報にアクセスできるようになる

などのメリットがあります。

本ページでは、これからNotePMで社内ポータルを運用していきたい方が

• NotePMを社内ポータルとして利用できる
• 掲示板や通知機能を活用し、効率的に情報を周知できる

という状態を目指し、初期設定の方法や運用のコツをご紹介します。

事前準備をする

管理する情報を整理する

以下の観点で、社内ポータルで管理する情報を決めましょう。

事前に管理する情報を整理しておくことで、
中長期的な運用をスムーズに進めることができます。

 

運用設計をする

社内ポータルを運用開始するために事前にルールを設計しておくと、
定着が進みやすく、情報の点在や重複を防ぐことができます。

管理する情報が決まったら、下記のポイントを参考に、自社にあったルールを決めましょう。

▶ルール設計の例

ルールを決めたら、社内ポータルの情報を投稿・更新するメンバーにルールを展開しましょう。
NotePMにルールを記載したページを作成し、共有することもおすすめです。

ページの作成方法は👉「ページを作成する（投稿する）」をご参照ください。

 

格納するノート、フォルダを作成する

ノートの構成やフォルダの階層を、目的に応じて分けます。
検索のしやすさや組織規模などに応じて構成することをオススメします。

ノートの作成方法は👉「ノートを作成・編集・削除する」をご参照ください。

 

フォルダは階層が多すぎると、情報が見つかりづらくなるため、2〜3階層に留めることをオススメします。

▶フォルダ階層の例

フォルダの作成方法は👉「フォルダを作成・移動・削除する」をご参照ください。

 

既存の情報を移行する

WordやExcelなどで既に情報がある場合は、ファイル機能やページ内に添付する方法を使ってNotePMに移行をしましょう。

特にWord・Excel・PowerPoint・PDFについては、NotePMへ移行するとファイルの中身のテキストも検索の対象となるため、ゼロから作り直す手間を省くことができます。

▶ファイル機能のイメージ

ファイル機能については👉「ファイルを登録する（ファイル機能）」
ファイルをページ内へ添付する方法は👉「ファイルをページ内に埋め込む・添付する」

をご参照ください。

 

ページを作成する

これから新しく発信する情報は、新しくページを作成しましょう！
また、ファイル機能で移行した情報で、利用頻度の高いものはページへの書き換えをオススメします。

長期的な社内ポータル運用を見据え、共有する情報はページで作成しましょう！

▶社内規定の作成例

ページの作成方法は👉「ページを作成する（投稿する）」をご参照ください。

▶Wordファイルのインポート
Wordで作成したデータはNotePMのページ形式にインポートができます。
既にあるWordのデータをページに書き換える際にご活用ください！

Wordファイルのインポートについては👉「Wordファイルをインポートする（Markdown記法に自動変換）」をご参照ください。

 

テンプレート

発信する情報の型が決まったら、テンプレートを作成しましょう。
テンプレートを活用すると、ゼロからページを作る必要がなくなり、作成の手間を削減できます。
また、見た目や構成を揃えることができ、視認性が高まるため、型が決まっている社内報などの情報発信にはテンプレートをご活用ください。

▶社内報のテンプレート例

テンプレートの作成方法は👉「テンプレート機能」をご参照ください。

 

社内報テンプレートのサンプルを入手する

社内報テンプレートのサンプルを下記より入手することができます！
ページ下部のMarkdownのテキストを右上の［copy］ボタンからコピーし、ページやテンプレートに貼り付けてご利用ください。

社内報テンプレートサンプル
 

便利な機能を活用し周知する

事前準備が完了したら、いよいよ運用開始です。
NotePMの便利な機能を活用し、利用されやすい社内ポータルを構築しましょう。
社内ポータルとして運用する際に欠かせない機能ばかりですので、ぜひご活用ください！

掲示板

掲⽰板は、NotePMのホーム画面に常に表示されるため、「重要なお知らせ」や「社内の事務連絡」など、必ず知っておいてほしい情報を共有する時に便利です。

掲示板の使い方については👉「掲示板の使い方」
掲示板の運用事例は👉「みんなの「掲示板」活用事例」
をご参照ください。

ホーム画面のカスタマイズ

社内ポータルのホーム画面は、閲覧者に「どこに何の情報が掲載されているか」「いつ情報が更新されたか」などの状況が一目で分かるようにすることが大切です。

NotePMではホーム画面に表示されている、タイムライン・掲示板・コメント・チーム情報は大きさや表示位置を変えたり、表示する項目を限定することができるので、自社の運用方針に合わせて、

• 掲示板を目立たせる
• タイムラインのみ表示する

など、ぜひカスタマイズしてご利用ください！

▶カスタマイズの操作画面

▶カスタマイズ後のホーム画面イメージ

▶ホーム画面を掲示板のみにした場合のイメージ

ホーム画面のカスタマイズについては👉「ホーム画面をカスタマイズする（ホーム設定）」をご参照ください。

 

通知機能

ページ・掲示板・ファイルをユーザーに、メールやWEB通知でお知らせをすることができます。
まだ情報を閲覧していない人に、情報を確認してほしいときに便利な機能です。

▶メール通知のイメージ	▶WEB通知のイメージ

▶ページ作成・更新時の通知イメージ

ページ作成・更新時に通知を送る方法は👉「ページ作成・更新時に通知を送る」をご参照ください。

▶ページやファイルを共有するための通知イメージ

ページやファイルを共有するための通知方法は👉「通知機能でページ・ファイルを共有する」をご参照ください。

▶掲示板の内容を通知イメージ

掲示板の内容を通知する方法は👉「掲示板の内容を通知する」をご参照ください。

 

チャット連携

ページの作成・更新・コメント追加時にノートと連携しているチャットツールに通知をすることが可能です。

▶チャット通知イメージ
チャットサービスと連携して、NotePMでの更新情報を表示することができます。

チャットツールとの連携方法は👉「サービス連携 (Slack/Chatwork/Teams/LINE WORKS/Google Chat)」をご参照ください。

分析と改善をする

社内ポータルとして継続的に活用してもらうには、掲載する情報や運用を改善をしていく必要があります。
活用状況を把握し、準備の段階で策定した運用設計を定期的に見直していきましょう。

ページを見た人を確認する

「ページ詳細」画面から「このページを見た人」や「閲覧数」を確認できます。

ページを見た人を確認する方法は👉「未読ページ・ページを見た人を確認する」をご参照ください。

活用状況レポートから分析・見直しをする

より詳しい分析をすることで、効果測定や課題の分析の精度上げることが可能です。
活用状況レポート出力し、

• 人気ページのランキングを把握
• しばらく更新されていないページの管理
• ページの活用度・情報ニーズの確認

など、分析しましょう。

▶活用状況レポート

活用状況レポートを出力する方法は👉「活用状況レポートを出力する」
活用状況レポートを分析する方法は👉「活用状況レポートを使ってチームの利用状況を分析する」

をご参照ください。

 

運用設計やページの見直しをする

定期的に運用設計や情報の見直しをすることで、社内ポータルの質が向上します。

▶ページのアーカイブ

「必要のないページ」や「使わないけれど記録として残しておきたいページ」は、アーカイブ機能で非表示にすることができます。

アーカイブすると、ページ・ファイル・ノートの一覧には非表示になり、デフォルトの検索結果からも表示されなくなります。
アーカイブから元に戻すことも簡単にできるので、ぜひメンテナンスの際にご活用ください！

ページのアーカイブ方法は👉「ページをアーカイブする」をご参照ください。

 

他社の記事メンテナンスの取り組み事例については👉「他社事例に学ぶ！記事メンテナンスの取り組み」でもご紹介しています。

 

社内ポータルは社内において情報の連携や共有を円滑にしてくれる役割を果たします。
会社の中で散らばっている情報を一元管理することで、情報共有のスピードをあげ、社内の最新情報のキャッチアップの効率をあげていきましょう！

他社の運用事例については👉「みんなの「社内ポータル」活用事例」でご紹介しておりますので、こちらもぜひご覧ください！