NotePMのフォルダ構成に迷っていませんか？
本記事では、人事部ですぐに使える「6つの主要カテゴリ」と、それぞれの運用のコツを、実際の画面イメージとあわせてご紹介します。
「有給はあと何日残っている？」「住所変更の申請方法は？」
——人事部に繰り返し届くこうした質問も、答えがNotePMにまとまっていれば、従業員が自分で確認できるようになります。
同じ問い合わせ対応に取られていた時間を、採用や制度設計といった本来の業務に回せるようになります。
ぜひ、こちらの設定例を参考に、フォルダ構成をブラッシュアップしてみてください！
📝人事部のフォルダ構成例
👇️各フォルダの活用シーンと運用のコツ
人事部からのお知らせ
社員へのお知らせや周知事項を集約するフォルダです。
「コンプライアンス研修の受講案内」や「フレックスタイム制度の変更通知」のようなお知らせを、
口頭やチャットで伝えてしまうと、後から「あの連絡どこだっけ？」と探しにくくなります。
NotePMのページに残しておけば、いつでも最新の内容を確認でき、
「結局どうなったか教えてほしい」という人事部への確認も減らせます。
▼フォルダ
ポイント
- 重要度や目的に合わせてフォルダを分けておくと、
社員が「自分が対応すべきお知らせか」をひと目で判断できます。- 受け取った人に行動してほしいお知らせ
→ 「重要・要対応」フォルダ（例：考課シートの提出依頼） - 行動は不要で知っておけばよいお知らせ
→ 「周知・お知らせ」フォルダ（例：制度変更の事前案内）
- 受け取った人に行動してほしいお知らせ
▼ページ
ポイント
- 提出物などに期限がある場合は、ページタイトルに「【締切：〇月〇日】」と入れておきましょう。
一覧画面で締切を把握できるので、見落としを防げます。 - チェックリストを使うと、提出に必要な手順（テンプレートのダウンロード → 記入 → 上司へ提出）の抜け漏れを防げます。
参考ヘルプ
人事制度・各種手続き
社内制度と、その手続き方法をまとめるフォルダです。
「有給はどう申請する？」「資格を取ったら補助は出る？」
——制度や手続きの情報がここに揃っていれば、社員は人事部に聞く前にまず自分で調べられます。
申請のたびに「やり方を教えてください」という問い合わせが届くことも減り、
社員側も待ち時間なくスムーズに手続きを進められます。
▼フォルダ
ポイント
- 「フレックスタイム」「各種休暇・休業」「資格取得補助」のように制度ごとにフォルダを分けておくと、社員が目的の制度まで迷わずたどり着けます。
フォルダ名を見ただけで中身を想像できる粒度にするのがコツです。
▼ページ
ポイント
- 「申請は1ヶ月前まで」といった、見落とすと困る注意点は、強調メッセージ（info・warn・alert）で目立たせましょう。
- 申請の流れは番号付きリストにして、各ステップに操作画面のスクリーンショットを添えると、初めての人でも迷わず進められます。
参考ヘルプ
研修
研修の資料や動画をまとめるフォルダです。
研修は「当日参加した人だけが内容を持ち帰り、欠席者や後から入社した中途社員には伝わらない」ということが起こりがちです。
資料と録画を残しておけば、「あのリーダーシップ研修をもう一度見たい」というときも、
人事部へ問い合わせることなく自分で見返せます。
参加できなかった人のキャッチアップも、本人のタイミングで進められます。
▼フォルダ
▼ページ
ポイント
- 研修の動画ファイルは、ページ内に直接埋め込んで共有しましょう。
リンクを開き直す手間がなく、ページを開けばすぐに視聴できます。
参考ヘルプ
評価シート
年度ごとの目標管理シートや、評価に関する資料を管理するフォルダです。
評価面談の前に「去年は何を目標にしていたっけ？」と探し回ることはありませんか。
過去の目標シートと評価がここに揃っていれば、本人も上司も
前年度の目標と実績を並べて振り返りやすくなります。
「期初に立てた目標」と「期末の成果」を突き合わせる作業が、その場で完結します。
▼フォルダ
ポイント
- 「2024年度」「2025年度」のように年度ごとにフォルダを分け、
その中で個人のシートを管理すると、過去分をさかのぼりやすくなります。
▼ページ
参考ヘルプ
新入社員研修
入社時のTODOリストや、受け入れに必要な資料をまとめるフォルダです。
「PCの手配は済んだか」「各種アカウントの発行は終わったか」
——入社初日までの準備をチェックリストにしておくと、担当者が複数人いても、
誰が何を終えたかがひと目で分かります。
「入社当日になってもまだログインできない」といったトラブルを防ぎ、新入社員を気持ちよく迎えられます。
▼フォルダ
ポイント
- 新入社員ごとにフォルダを分けると、それぞれの進捗や提出資料を混同せずに管理できます。
「202504_田中」のように入社月＋氏名で名前を付けると並び順も揃います。
▼ページ
ポイント
- チェックリストを使うと、アカウント発行やツール招待など項目数の多い準備でも、対応漏れを防げます。
- 人事担当者・サポーター・新入社員の役割ごとにタスクを分けて書くと「これは誰がやるのか」で迷わなくなります。
参考ヘルプ
人事関連FAQ
人事部によく寄せられる質問と、その回答をまとめるフォルダです。
「有給の残日数はどこで見る？」「給与の振込口座を変えたい」
——同じような質問が、担当者を変えて何度も人事部に届いていませんか。
回答をFAQとして一箇所にまとめておけば、社員はまずここを見て自己解決できるようになります。
問い合わせがあった際も、過去のFAQを参照して同じ内容を返せるため、誰が対応しても回答にばらつきがなくなります。
▼フォルダ
ポイント
- ページが増えてきたら、「休暇関連」「給与・控除関連」のように質問のカテゴリでフォルダを分けましょう。
件数が増えても、目的の回答までたどり着きやすくなります。
▼ページ
ポイント
- 「質問」「質問内容詳細」「回答」といった項目をテンプレートに記載しておくと、新しくFAQページを作成する際に書き出しに迷わず、同じ見た目に揃います。
参考ヘルプ
他社での具体的な運用イメージについては👉️「職種別事例集」をご参照ください。