- チームメンバーにもっとページを投稿してほしいけど、何をしていいかわからない
- 投稿を活発化させるコツを知りたい
- 情報発信が当たり前になる社内文化を作りたい
このようなお悩みを抱えている方へ、投稿を促進させる工夫や、モチベーションアップの取り組み事例をご紹介します。
気軽に投稿できるノートを作成する
✓ 利用を促進するために、「掲示板」というノートを作成。
✓ ノート内に、社員のつぶやきを発信するフォルダや、メンバーへの感謝を共有する「ファインプレー・感謝」といったフォルダを用意しています。
✓ 「掲示板」を通じて、社内に「気軽でいいんだ」という空気感を作ることができ、徐々に自主的に投稿してくれるようになりました！
▼「掲示板」ノートのフォルダ構成
▼「ファインプレー・感謝」フォルダにはお礼の投稿が多数
▼社員のつぶやきページの例
こちらの活用促進事例は・・・
小田急グループ各社の経理業務（アカウンティング）および給与計算業務（ペイロール）の代行を行う株式会社小田急フィナンシャルセンター。
担当企業各社のシステムマニュアル作成や法改正情報の共有などで文書作成・管理が多い同社では、ファイルサーバーによる情報管理に限界を感じ、ナレッジ共有ツールを導入。
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作成したマニュアルを毎週の会議で発表する
✓ 各課にマニュアル作りを依頼し、作成したマニュアルを毎週の会議で発表しています。
✓ 作成したマニュアルをみんなで見て「良いマニュアルだね」「わかりやすいね」など、周りからの反応や評価がモチベーションに。
✓ 期限が決まっていて、作成物に対する反応や評価がある、という仕組みが良い流れになっています！
スマホを活用して画像や動画を気軽にアップロード
✓ マニュアル作成にはスマホを活用。
✓ 機械の使い方や部品の説明など、画像や動画にして簡単にアップロードしています。みんな、現場で工夫しながら楽しんでマニュアルを作ってくれています。
✓ マニュアル作成を開始して1年以上経ちますが、今でも継続して完成度の高いものが仕上がっています！
▼機械の使い方をスマホで撮影した動画マニュアル
▼スマホで編集したテキスト入りの画像をアップしたマニュアル
上記２つの活用促進事例は・・・
滋賀県長浜市に一貫生産体制の自社工場を構える株式会社ヒョーシン。
創業以来アクリル加工技術を生かして多種多彩なプラスチック製品を加工・販売しています。
個人から大手企業まで幅広くお客様から注文を受け、規格品からオーダーメイドまで様々な要望にこたえます。
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投稿・リアクションしてくれた人をランキング化し、称賛のメッセージとポイントを贈呈する
✓ 週に1回、頻繁に投稿・リアクションしてくれた人を1〜3位までランキング化し、称賛のメッセージとともにポイントを贈呈しています。
✓ ポイントの贈呈は、Uniposというツールを活用。
※Uniposは従業員同士が「貢献に対する称賛のメッセージ」と「少額のインセンティブ」を送り合う仕組みを提供する社内ツール。
✓ ポイントは、ページ作成：2ポイント、リアクション：1ポイントといった具合に評価基準を定量的に定めており、貯まったポイントはアマゾンギフト券と交換できる仕組みになっています。
＊ 活用状況レポート＞個人レポートから、ユーザー毎に投稿数やリアクション数を確認することができます！
▼投稿やリアクションが多かった人を、Unipos上で称賛
こちらの活用促進事例は・・・
ネット銀行で初の上場を果たした住信SBIネット銀行株式会社。
創業当初より金融業における革新的な事業モデル・技術を追求し、外部環境の変化にいち早く対応するためポジティブな組織変革を積極的に行ってきました。
その反面、組織が急成長する中で課題になったのが、ナレッジマネジメントでした。
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チーム単位でナレッジ共有ミーティング
✓ チームリーダーを決め、隔週でナレッジ共有の進捗などを報告するミーティングを実施しました。
✓ チームでは各々がやりやすい方法でNotePMの活用を模索・実践してもらっています。
例えば、
- 金曜日の夕方に「もくもく会」という時間を設けたチーム。オンライン会議形式で開催して、1記事書いたら会議画面から抜ける、という仕組みです。
- 30分ほどの朝会を行って、そこで1人ずつナレッジを発表するチームも。
▼もくもく会で作成したページ。
テンプレートを用意していて、すぐに記事作成に取りかかれるようになっています。
✓ さらに、毎月1日に実施している全体会議で「これだけのナレッジを書きました」というように進捗を発表。NotoPMのレポート機能を使って作成記事数ランキングを発表したり、いいなと感じたナレッジを2〜3記事ピックアップして紹介しています。
✓ どれも短時間の取り組みですが、導入から1年弱で「知りたい情報があったらNotePMを見に行く」という習慣が社員に身に付いてきました！
こちらの活用促進事例は・・・
株式会社パワー・インタラクティブは、大阪・東京でデジタルテクノロジーを軸にマーケティングの戦略策定・伴走支援・基盤整備・データ活用支援を行うIT企業です。
社内では長らくプロジェクト管理ツールでナレッジを共有していたものの、さらなる活用を目指してNotePMの全社導入を決定。
マニュアルなどの社内ナレッジの共有に留まらず、コロナ禍で希薄さを感じていた社内コミュニケーションを活性化させるサポートツールとしても活用されています。
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