NotePMに情報を蓄積する際、情報の鮮度と信頼性を保つために、定期的に内容の見直しをおすすめします。
ここでは、
- ページやファイルが増えてきたので、整理したい
- 同じような情報が投稿されないようなルールを知りたい
- 活用されているページを分析し、内容を更新したい
このようなお悩みを抱えている方へ、投稿済みページのメンテナンスの取り組み事例をまとめてご紹介します。
四半期に1回、一年以上更新がない記事のメンテナンスを実施
✓ 四半期に1回、投稿された記事（ページ）のメンテナンスを実施。
5〜6名で集まり、会議の前半で担当記事を割り振り、個々人で記事を消す・残すのチェックをします。会議の後半では、個々人では判断がつかなかったものについて議論していきます。
✓ 記事は、一年以上更新がないもの、というふるいにかけてピックアップしています。
削除するかどうかの観点だけでなく情報が最新かどうかもチェックし、情報が古い場合は、訂正作業も同時に実施。
✓ 取り組みを始めたころは、みんなで1記事ずつチェックしていましたが、効率化のため、記事ごとに担当を割り振りするスタイルに変更。個人で判断できないものだけ、みんなで更新する仕組みです。
※活用状況レポート＞ページレポートから、ページの一覧を確認できます！
▼ルールの見直し・再定義に力を入れ、見直した内容は、「NotePMの使い方・利用ルール」にまとめている
こちらの取り組み事例は・・・
IT技術を活用し、業務効率化や管理コスト削減、売上やサービス向上サポート等の企業活動支援サービスを展開している、株式会社ラクス。
急成長を遂げ採用にも力を入れている同社のカスタマーサクセス部門では、ナレッジシェア文化を浸透させるためNotePMを導入。
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リアクション機能を使った運用改善
✓ 「参照専用ユーザー」にはリアクションできる機能があるので、絵文字ルールを設けることで満足度を測っています。
✓ 掲載情報に満足したら「👍」、役に立たないと感じたら「❌」を押す決まりです。
✓ リアクションの有無はレポートで確認し、「❌」のリアクションがあった場合は、そのページの内容をあらためて精査しています。
※リアクションされた側には、NotePM上でのWeb通知が届きます。
▼リアクションでの通知一覧
※活用状況レポート＞ページレポートから、ページへのリアクションの有無を確認できます！
こちらの取り組み事例は・・・
「相鉄ホテルズ」として相鉄フレッサイン、相鉄グランドフレッサ、ザ・スプラジール、ザ・ポケットホテル、ホテルサンルートの5つのホテルブランドにより、様々な滞在スタイルに対応した宿泊特化型ホテルを運営。
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情報が重複しないように、タイトルと本文を工夫
✓ コールセンター代行業務で、クライアントごとのマニュアルやFAQを管理しています。
✓ 顧客のルールが変わるタイミングでマニュアル更新が必要になりますが、その場合、新規で文書を作成するのではなく、既存ページを更新することをルールとしています。
✓ タイトルには【ルール変更】と入れ、文中にはどこの部分が更新されたのかすぐにわかるような記載の仕方をしています。
▼ファイル名に「新」「ルール変更」などを入れ、最新情報がわかるようになっている
▼更新の際には、更新内容を記事（ページ）の冒頭に記載
こちらの取り組み事例は・・・
人事領域の総合コンサルティングサービスを提供する株式会社ベクトル。
企業の採用業務における電話応募の受付代行を行う採用支援事業部では、紙媒体とチャットツールによるマニュアル管理に限界を感じ、ナレッジ共有ツールの導入を決意。
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手順書の更新依頼をコメント機能でやり取り
✓ 手順書の更新を依頼するときに「この箇所の修正をお願いします」とコメントでやり取りしています。
※「コメント」はページに対して気軽にメッセージを残せる機能。
✓ コメントを見てほしい相手に通知を送ることができるので、NotePMでやり取りを完結できます！
▼手順書ページへのコメント例。修正の完了連絡にも活用できます。
こちらの取り組み事例は・・・
東芝テックソリューションサービス株式会社は、東芝グループで、POSシステムの導入・設置から運用・メンテナンスまでをトータルにサポートする技術型企業。
お客様に距離を感じさせない迅速なソリューションサポートが特色。
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